Referat fra bestyrelsesmøde – 27. maj 2020

Godkendelse af mødedagsorden.

Formandskabet indstiller, at:

• Bestyrelsen godkender dagsordenen

Beslutning: Mødedagsorden blev godkendt.

Godkendelse og underskrivelse af referat fra bestyrelsesmøde den 20. april 2020

Referatet er udsendt den 30. april 2020

Af referatet udsendt d. 29. april 2020 fremgik fejlagtigt at Helle Schak Krog ikke deltog i mødet. Dette blev rettet på referatet udsendt d. 30. april 2020.

Fremtidigt vil godkendelse af referater foregå over First Agenda. Kristian Juul vil informere om dette på mødet.

Formandskabet indstiller, at:

• Bestyrelsen godkender referatet

Beslutning: Referatet blev godkendt. Den fremtidige godkendelse af referater igennem First Agenda blev taget til efterretning.

Drøftelse vedrørende afholdelse af møder online frem til sommerferien

Resume: Da covid-19 stadig florerer i Danmark stiller formandskabet forslag om, at der på grund af risiko for smittespredning forslag om at møderne frem til sommerferien afholdes online.

Formandskabet indstiller, at:

• Bestyrelsen drøfter om møderne frem til sommerferien afholdes online

Beslutning: Der blev drøftet muligheder for fremtidigt nogle gange at mødes fysisk, andre gange afholde møder online, eventuelt at prioritere nogle møder, til fysiske møder.

Det blev besluttet at afholde mødet i juni online.

Orientering om kvartalsregnskabet

Resume: Der er udarbejdet kvartalsregnskab for første kvartal af 2020. Der orienteres om dette på mødet. Mads Krogsgaard Bording og Anders Sigh vil fremlægge regnskabet.

Formandskabet indstiller, at:

• Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning

Beslutning:

Mads Krogsgaard Bording gennemgik kvartalsregnskabet på baggrund af de på forhånd fremsendte bilag.

Orienteringen blev taget til efterretning

Orientering fra de lokale bygningsudvalg

Resume: De lokale bygningsudvalg orienterer om de aktiviteter der har været i udvalgene siden sidste møde.  

Formandskabet indstiller, at:

• Bestyrelsen tager orienteringerne fra de lokale bygningsudvalg til efterretning

Beslutning:

1. Neil Jacobsen og John Karlsson deltog ikke i den del af punktet der vedrører EUC Nord.

Direktøren gennemgik aktiviteterne i de tre bygningsudvalg siden sidste bestyrelsesmøde.

Bestyrelsen ønsker at få prissat vores nuværende bygningsmasse.

Direktøren, Marie Louise Dalgaard og økonomiafdelingen udarbejder sagsfremstilling til næste bestyrelsesmøde. 

Direktøren iværksætter møde med borgmesteren og kommunaldirektøren i Brønderslev Kommune samt bestyrelsesmedlemmerne fra bygningsudvalget i Dronninglund / Brønderslev (formanden, Kim Kanstrup Larsen, Ole Andersen) og Marie Louise Dalgaard.

Økonomiafdelingen beregner hvad Institutionen har mulighed for at sidde for i husleje eller afdrag på lån.

Det blev påpeget, at det er vigtigt at adskille drøftelser vedrørende bygningsmassens kapacitet på den langsigtede bane og på den kortsigtede bane.

Der er et akut problem omkring et nyt hold til Omsorg og Sundhed i Frederikshavn, der mangler lokaler. Der opstod en diskussion omkring etableringen af nye lejemål eller om man skulle acceptere en venteliste.

Det blev aftalt at direktøren i samråd med formandskabet finder en løsning på det aktuelle problem.

Direktøren pointerede, at Undervisningsministeriet fraråder ventelister.

Der blev gjort opmærksom på, at man på en af skolerne oplever optag af elever som i følge af Covid-19 er blevet arbejdsløse. Det er et åbent spørgsmål hvor længe de vil være på skolen.

Orientering om genåbning efter corona-nedlukningen

Resume: Efter at institutionens skoler har været nedlukket som følge af covid-19, er skolerne nu begyndt at åbne igen. Der orienteres om hvordan genåbningen af skolerne er forløbet.  

Formandskabet indstiller, at:

• Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning

Beslutning:

Direktøren gennemgik punktet på baggrund af en power præsentation. Præsentationen eftersendes.

Der blev stillet uddybende spørgsmål omkring gruppen af tidligere misbrugere, og om der kunne have være gjort mere for dem og hvad der er almindelig praksis omkring gruppen. Direktøren forklarede de gængse procedurer.

Orienteringen blev taget til efterretning.

Orientering og efterfølgende drøftelse om hvordan FGU Vendsyssel hjælper eleverne videre i uddannelse eller arbejde

Resume: Der orienteres om, hvilke tiltag FGU Vendsyssel er i gang med at udvikle for at bringe eleverne videre i uddannelse eller arbejde, med hensyntagen til disses individuelle behov.

Der lægges op til efterfølgende drøftelse.

Formandskabet indstiller, at:

• Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning

Beslutning:

Direktøren gennemgik punktet på baggrund af en power præsentation. Præsentationen eftersendes.

Orienteringen blev taget til efterretning og gav ikke anledning til yderligere drøftelse.

Orientering

• 1. Skriftlig orientering
• Genåbning af FGU fra mandag d. 18. maj.

Mandag d. 18. maj iværksatte vi genåbningen af FGU Vendsyssel på alle tre skoler. Vi udarbejdede fælles retningslinjer for hele organisationen, som blev afsættet for den lokale planlægning.   I ugen op til d. 18. maj fortsatte fjernundervisningen som tidligere sideløbende med at lærerne indgik i forberedelserne af genåbningen sammen med det øvrige personale. Skolelederne har været på en omfattende opgave med at få åbnet skolerne i de udfordrende rammer. Det er om noget i disse Coronatider et problem, at vi står i mangel på m2. Det er således kommet til at foregå lidt forskelligt på skolerne, fordi vores fysiske rammer tilskriver det.

Alle elever har modtaget breve fra deres skole og er løbende blevet informeret om, hvordan åbningen skulle forgå for holdet og den enkelte elev.

Chefer, teamledere og UU vejledere er blevet informeret om åbningen, bl. a orienteret om det råderum direktører/rektorer i FGUsektoren har ift.  planlægning og gennemførelse af genåbningen.

Vores mål har selvfølgelig været, at alle elever skal møde ind på skolerne hurtigst muligt, men på sikker vis. Alle elever er ”taget i hånd” efter behov, og lærere og vejledere har sikret sig, at de ved, om deres elever er i risikogruppen eller ej.

Vi genåbner ud fra en fælles tilgang på skolerne om:

• At flest mulige elever skal ind på skolen i løbet af ugen i et fast mønster
• At vi kombinerer fjernundervisning med nærundervisning (fremmøde)
• At eleverne møder så få lærere som muligt
• At få AGU hold kan fortsætte med fjernundervisning i starten af åbningen af fase 2, indtil vi vurderer, at det er sikkert at åbne for undervisning i flere lokaler
• At vi tager hensyn til om elever og lærere er i den særlige udsatte gruppe
• At der er tilgang til håndvask og toiletter
• At der serveres et dagligt måltid to go og ikke buffet, fordi vi skal bruge kantinerummene til undervisning
• At rengøringen er intensiveret i overensstemmelser med Sundhedsstyrelsens instruks
• At eleverne instrueres i håndvask, håndspritning og generel sikker adfærd for at undgå smitte
• At eleverne får klare anvisninger på, hvordan de skal forholde sig, hvis de er smittet med Corona, eller har været i kontakt med nogen, som er smittet.

• 14 mio. kr. til FGU sektoren

Der er afsat 14 mio. kr. til FGU sektoren til særlig understøttelse af de elever, som under Coronakrisen er blevet voldsomt udfordret på deres trivsel og kontakt med omverdenen. Vi afventer fortsat Undervisningsministeriets udmelding vedr. ansøgningsprocedure m.v. til denne pulje.

• Planlægning af 2. skoleår for FGU Vendsyssel

Vi er i fuld gang med planlægningen af skoleåret 2020 – 2021. En del af forarbejdet omfatter:

• ændringer af vores skemastrukturer
• indgåelse af aftaler om praktikforløb, kombinationsforløb og samarbejdsaftaler i øvrigt med ungdomsuddannelserne og erhvervslivet
• revidering af vores kompetenceforløb
• revidering af organisationens interne forståelsespapir omkring lærernes årsnorm/opgaveoversigt i samarbejde med TR`erne

1. Direktøren orienterer

Direktøren roste samarbejdet med personalet omkring arbejdstid. Hun gav udtryk for, at samarbejdet er velkørende.

1. Gensidig orientering
2. Neil Jacobsen gjorde opmærksom på, at generalforsamlingen i FGU Danmark er den 7. oktober i Nyborg. Der afholdes første bestyrelsesmøde efter corona-pausen i uge 23.

Direktøren gjorde opmærksom på, at de 3 udvalg (institutionsudvalget, uddannelsesudvalget og pædagogisk udvalg) under FGU Danmark er kommet godt i gang med arbejdet. Det udvalg hun selv har delt formandskab i , dykker som  første prioritet ned i samarbejdet med KUI og EGU området

Evt

Der blev udtrykt ønske om, at chat-funktionen i teams skulle fungere under afholdelsen af online-møder samt en forbedret disciplin omkring det, at slå lyden fra når mødedeltagere ikke har ordet.