Mødedato:
2. marts 2020
Mødet påbegyndt:
kl. 12.00
Mødet afsluttet:
kl. 14.10
Mødested: FGU, Hirtshalsvej 271, Hjørring
Fraværende: Lone Christiansen, Ole Andersen, Rasmus Brohus, Anders Brandt Sørensen, Lykke Reffeldt
Formandskabet indstiller, at:
Beslutning: Dagsorden blev godkendt.
Resume: Referatet er udsendt den 3. februar 2020. Det er vedhæftet som bilag 1.
Formandskabet indstiller, at:
Bestyrelsen godkender referatet
Beslutning: Referatet blev godkendt.
Resume: Den administrative leder informerer om den aktuelle økonomiske situation (Bilag 2 – 7).
Formandskabet indstiller, at:
Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning
Beslutning: Mads Krogsgaard Bording informerede om den aktuelle økonomiske situation på baggrund af de udsendte bilag fra Navisions LDV.
Den administrative leder præciserede, at det præsenterede materiale er forbundet med en række forbehold og at der er tale om et øjebliksbillede med risiko for relativt store daglige udsving. På forespørgsel om økonomiafdelingen arbejder med advarselssystemer eller ”early warnings” svarede den administrative leder, at elevtallet og ansættelser følges nøje.
Orienteringen blev taget til efterretning.
Resume: Bestyrelsen skal orienteres og have mulighed for at stille spørgsmål til årsrapporten for 2019. Den administrative leder vil herunder orientere om afskrivningsperioderne. Årsrapporten udsendes som bilag 8 og 9.
Formandskabet indstiller, at:
Bestyrelsen giver tilbagemeldinger på den foreløbige årsrapport for 2019
Beslutning: Den administrative leder gennemgik regnskabet som i det udsendte bilag. Indtægten svarer til det budgetterede med den afvigelse at indtægten var ca. 120.000 kr. større end budgetteret.
På omkostningssiden er der brugt mindre end budgetteret på undervisningsudgifter og markedsføring. Der er til gengæld brugt mere på administration og ejendomsdrift. Under det større forbrug ved administration gemmer sig alle store fællesanskaffelser (eksempelvis klassesæt og undervisningslicenser), og i øvrigt alt det, der ikke direkte har med undervisning at gøre.
Samlet viser regnskabet for opstartsåret et underskud på 320.180,07 kr. Den administrative leder gav udtryk for stor tilfredshed med resultatet.
Formanden spurgte, hvori der kan ligge usikkerhed i forhold til regnskabet. Den administrative leder gav til kende, at der kan være usikkerhed i forhold til om revisionen godkender længden af de afskrivningsperioder, der er brugt. Han tilføjede, at der afskrives efter statens regler. Et andet usikkerhedsmoment er en verserende pensionssag fra før fusionen, som vi endnu ikke kender udfaldet af.
Mads Krogsgaard Bording redegjorde for aktiver og passiver som på udsendte bilag.
Tilføjelse:
Under punktet eventuelt blev der gjort opmærksom på, at bestyrelsen fandt orienteringen vedrørende afskrivningsperioder mangelfuld. Det blev aftalt, at den administrative leder udsender en oversigt over de aktuelle afskrivninger med beløbsstørrelse og afskrivningsperioder til samtlige bestyrelsesmedlemmer. Spørgsmål desangående rettes til den administrative leder.
Resume: Der gives en orientering om hvor langt de enkelte grupper er nået med arbejdet vedrørende bygningssituationerne på de enkelte skoler.
Formandskabet indstiller, at:
Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning
Beslutning: Der er besigtiget en bygning på Jørgen H. Jensens Vej og planlagt besigtigelse af yderligere en række bygninger. Desuden arbejdes der på en række andre bygninger, herunder Roblon-bygningen i Frederikshavn og PN-beslags bygninger i Brønderslev.
Der er foreløbigt planlagt møde med teknisk forvaltning i Hjørring Kommune og det overvejes om der skal planlægges møde med de tekniske forvaltninger i de andre kommuner vedrørende muligheder for fremtidig placering af skolerne.
Der skrives på et brev til Brønderslev Kommune vedrørende ophævelse af lejeforpligtelsen på Søndergade i Brønderslev.
Administrationen vil udarbejde et oplæg vedrørende finansieringsmuligheder af bygninger.
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.
Resume: Direktionen og formandskabet er fra Styrelsen for Uddannelse og Kvalitet (STUK) under Undervisningsministeriet blevet informeret om, at formandskabets vederlag ikke som hidtil skal udbetales efter bekendtgørelse 1094 af 30. august 2018, ”Bekendtgørelse om visse midlertidige regler for institutioner for forberedende grunduddannelse” (Bilag 10), men derimod efter bekendtgørelse nr. 420 af 23. maj 2001, ”Bekendtgørelse om særskilt vederlæggelse af bestyrelsesmedlemmer ved visse uddannelsesinstitutioner under Undervisningsministeriet” (Bilag 11). De hidtidige beløbsstørrelser, beløbsstørrelserne som følge af bekendtgørelse 420 og forskellen imellem de to uddybes i bilag 12.
Formandskabet foreslår at overgå til udbetaling af vederlag efter bekendtgørelse nr. 420 af 23. maj 2001 med udgangspunkt i en skolestørrelse på mellem 500 og 999 årselever, med virkning fra d. 1. januar 2020.
Formandskabet indstiller, at:
At bestyrelsen beslutter om der skal udbetales vederlag efter bekendtgørelse 420 af 23. maj 2001
Beslutning: Formanden fremlagde forslaget til nedsættelse af formandskabets honorar og gennemgik beløbenes størrelser som på fremsendte bilag. Næstformand Michael Bue Nielsen gjorde opmærksom på, at baggrunden for forslaget var, at der var blevet fremsendt et cirkulære fra Styrelsen for Undervisning og Kvalitet, hvoraf det fremgik, at de hidtidige honorarer var til den første bestyrelse og at den ordinære bestyrelses honorar skal gives efter ”Bekendtgørelse om særskilt vederlæggelse af bestyrelsesmedlemmer ved visse uddannelsesinstitutioner under Undervisningsministeriet”.
Forslaget blev enstemmigt vedtaget.
Resume: Det foreslås, at der kan gives en foreløbig godkendelse af referater igennem mødesystemet First Agenda. I systemet er i forvejen mødedagsordener og -referater samlet. Der er mulighed for, at tilføje en funktion til godkendelse af referater, således at bestyrelsesmedlemmer derigennem kan tilkendegive enighed eller uenighed i referatet. Et bestyrelsesmedlem der ikke er enig i referatet kan igennem systemet tilkendegive ikke at være enig i referatet, eller det kan ske pr. mail. Hvis derimod alle bestyrelsesmedlemmer tilkendegiver, at de godkender referatet kan referatet offentliggøres før det er godkendt på det næstfølgende møde. De bestyrelsesmedlemmer, som ikke har adgang til systemet vil kunne indsende godkendelsen pr. mail. Det vil med indførelsen af systemet stadig være nødvendigt at underskrive referatet som hidtil. Denne procedure foreslås for, at minimere den tid der går fra, at referatet er skrevet til offentliggørelsen, men samtidig sikre, at alle har tilkendegivet enighed i referatet når det offentliggøres.
Formandskabet indstiller, at:
Bestyrelsen beslutter om der kan gives tilsagn til offentliggørelse af referater fra bestyrelsesmøderne i FGU Vendsyssel igennem systemet First Agenda eller pr. mail
Beslutning: Punktet gav anledning til en større diskussion, da der opstod usikkerhed om den juridiske status af en godkendelse af mødereferater igennem systemet First Agenda. Det undersøges derfor nærmere, om en positiv tilkendegivelse i First Agenda alene kan være juridisk bindende som godkendelse af mødereferater.
Skriftlig orientering
Intet.
Direktøren orienterer
Det administrative set up kører nu med en fast rolle- og opgavefordeling. Der er indarbejdet procedurer og rutiner på en lang række områder, som har øget gennemsigtigheden og effektiviseret arbejdsgangene.
Vi er endnu ikke helt på plads med fraværsregistrering via vores elevadministration, men registrerer fortsat manuelt på 2 af skolerne. Vi forventer at alle 3 skoler er på plads med den opgave i løbet af marts.
Der er fortsat udfordringer på IT-fronten. Eksempelvis kan Statens IT ikke levere elevcomputere i takt med efterspørgslen. Elevadministrationssystemet Uddata+ er blevet langt bedre, men alle funktionaliteter er endnu ikke udviklet.
Uddata har afholdt workshops for alle medarbejdere og ledere lokalt på skolerne d. 17. – 18. februar i brugen af systemet.
Samarbejdsstrukturen forventes at være etableret på alle niveauer med udgangen af april.
Fællessekretariatet er i gang med at udarbejde forslag til organisering af det formaliserede samarbejde og beskrive rammerne for mødekadence, formål og indhold på møderne lokalt på skolerne og på fælles niveau. De 3 TR`er og direktøren mødes 1 gang om måneden. Der er valgt AMR på hver skole, som mødes med skolelederen indtil nu, i forhold til sikkerhed og det fysiske arbejdsmiljø.
Deltagerkredsen til samarbejdsudvalget (SU) er 3 x TR, 4 x AMR, 1 rep. for administrative medarbejdere, 3 skoleledere, den administrative leder samt direktøren.
Det nyetablerede SU skal indenfor det 1. halve år på et af Samarbejdssekretariatets kurser.
Vi er blandt de 17 ud af 27 FGU-institutioner, som har fået godkendt institutionsudviklingsaftalen og tildelt det maximale beløb 1.129.000 kr. som var udmeldt fra UVM.
Vi har indgået aftale med UCN om følgende forløb:
Medarbejderforløb for alle undervisere
Det afvikles som aktionslæringsforløb med vekselvirkning mellem teoretiske workshopdage – afprøvning af praksis – observation af undervisning og konsulentsparring fra UCN.
Vi har valgt at sætte fokus på udvikling af en helhedsorienteret undervisning og afkodning af tegn på elevens progression. Det tager tid at udvikle en ny pædagogisk, didaktisk retning og kræver aflæring og ikke mindst tid til, at afprøve og eksperimentere med nye undervisningsmetoder og faglige sammenhænge.
Fælles internat for alle undervisere i FGU Nordvest, Aalborg, Himmerland og Vendsyssel
Det afholdes i Sæby 10. – 11. marts. Temaet er Progression og prøver.
Lederforløb – Ledelse af læring i FGU
Vi er også her gået fælles med de andre 3 FGU´er i Nordjylland. Vi var på første seminar 25.-26. februar. De 3 skoleledere og direktøren deltager.
Individuelle diplommoduler:
Vejlederuddannelse – 4 pladser til vores nye vejledere
Matematikvejlederuddannelse – 4 pladser
DSA for både fortsættere og nye – 4 pladser
Kompetenceudviklingsforløb målrettet FGU Administrationen
Vi har indgået aftale med EDURA
Tema: Effektive arbejdsgange på FGU
Alle 6 medarbejdere i administrationen deltager, samt administrativ leder og direktør
Vi har udskudt forløbet til efteråret, idet vi vil være sikre på, at alle administrative systemer fungerer hver især og ikke mindst sammen.
Planlægningen er i gang. Vi har produceret en omfattende prøvemanual, som bliver gennemgået af skolelederne på de enkelte afdelinger. Prøverne afholdes over 8 uger i maj – juni. Aktuelt er vi i gang med at afdække, hvilke elever, der er klar til at gå op til prøve.
Personalehåndbogen fremlægges for medarbejderne primo april.
Det er nu udmeldt, at der afholdes FGU Danmark årsmøde 12. maj på Signatur i Nyborg.
Formanden gjorde her opmærksom på, at han har set en anden dato. Det undersøges nærmere hvornår det er og der gives en udmelding.
Formanden gjorde opmærksom på, at der har været afholdt et formandskabsmøde i Mou. Meget af det direktøren har orienteret om under punktet ”Direktøren orienterer” var også på programmet på formandskabsmødet.
Formanden udtrykte ros for de Facebook-opslag der udsendes.
