Referat fra bestyrelsesmøde – 22. januar 2020

Godkendelse af mødedagsorden

Formandskabet indstiller, at:

Bestyrelsen godkender dagsordenen

Beslutning: Bestyrelsen accepterede, at pkt. 5 blev behandlet som det første.

Godkendelse og underskrivelse af referat fra bestyrelsesmøde den 9. december 2019

Referatet er udsendt den 18. december 2019 [bilag 1]

Formandskabet indstiller, at:

Bestyrelsen godkender referatet

Beslutning: Referatet blev godkendt og underskrevet.

Orientering om økonomien

Resume: Den administrative leder vil orientere om økonomien, herunder den endelige årsafslutning og det videre arbejde med budget for 2020. Regnskabsmedarbejder Mads Krogsgaard Bording deltager og vil informere om indkøbsopgaven.

Formandskabet indstiller, at:

Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning

Beslutning: Mads Krogsgaard Bording præsenterede sig selv og fortalte lidt om sin baggrund.

Den administrative leder gjorde opmærksom på, at der stadig er en række udfordringer for administrationen. Han fortalte, at administrationen i det store og hele er glade for samarbejdet med Statens Administration, men at den organisatoriske indretning til tider betyder, at nogle processer ikke går helt så hurtigt som den administrative leder kunne ønske sig de gjorde. Dette betyder, at arbejdet med omposteringer for 2019, både på indtægts- og udgiftssiden, endnu ikke er afsluttet. Dette foregår i samarbejde og dialog med Statens Administration.

Det at arbejdet med omposteringer ikke er afsluttet, betyder også, at administrationen ikke er helt så langt i arbejdet med regnskabet for 2019, som planlagt.

Den administrative leder fortalte, at den største indtægtskilde er eleverne. Han tilføjede, at der er foretaget aktivitetsindberetning for tredje og fjerde kvartal. Der manglede dog stadig at blive indberettet en tælleuge. Han fortalte, at der, opgjort i hoveder, har været lidt flere elever end budgetteret, men opgjort i antallet af årselever er der på opgørelsestidspunktet 15 færre elever end budgetteret. Han gjorde opmærksom på, at der i januar er indskrevet 70 nye elever på institutionen.

På udgiftssiden ligger lønomkostningerne ca. 750.000 kr. over det budgetterede. Værkstedsomkostningerne er 500.000 kr. lavere end forventet. Ejendomsdriften ligger på 1,8 mil. kr., hvilket er 100.000 kr. over det budgetterede. Deri indgår afskrivninger, husleje og omkostninger til istandsættelse. Desuden berettedes, at køkkenerne ikke bruger det beløb på mad, som er budgetteret. 

Punktet ”Andre omkostninger ledelse og administration” lå godt 2 mil. over det budgetterede.  Under dette punkt findes såvel udgifter til IT, telefoni, programmer og licenser, som borde og stole der kan afskrives over en årrække. Den administrative leder fortalte, at især store opstartsomkostningerne har bidraget til, at trække regnskabet i en negativ retning.

Der blev gjort opmærksom på, at regnskabsafskrivningerne skal godkendes af bestyrelsen og at der på næste bestyrelsesmøde skal præsenteres et oplæg til afskrivninger, som kan godkendes af bestyrelsen.

Det blev bekendtgjort, at underskuddet vil befinde sig i størrelsesordenen mellem 1 og 3 mil. Formanden gjorde klart, at der skal udsendes præcise tal til bestyrelsen så snart de foreligger. Det præciseredes, at regnskabet heller ikke var gået i nul hvis vi havde haft det antal årselever, som der blev budgetteret med.

Det blev præciseret, at regnskabet skal godkendes på mødet d. 23. marts. Det blev samtidig aftalt, at et færdigt regnskab i videst muligt omfang skal præsenteres på februar måneds møde, således at bestyrelsen har mulighed for at gøre indsigelser og bidrage med rettelser.

Direktøren gjorde opmærksom på, at ansøgningsrunden vedrørende tilpasningsmidler endnu ikke er igangsat fra STUK. Mads Krogsgaard Bording præsenterede bestyrelsen for redskabet Local Data Warehouse, som fremadrettet vil anvendes til præsentation af de økonomiske nøgletal.

Orientering vedrørende bygningssituationen

Resume: Der vil på mødet blive givet sidste nyt vedrørende bygningssituationerne på de tre skoler. Der vil på mødet blive informeret om følgende igangværende processer:

• Købet af en del af nabogrunden på Tuenvej i Elling, Frederikshavn
• Situationen vedrørende PN-beslags bygninger i Brønderslev
• Midlertidig udvidelse af værkstedsfaciliteter på Hirtshalsvej, Hjørring
  
  

Formandskabet indstiller, at:

Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning

Beslutning: Direktøren fortalte, at man havde troet, at det var nødvendigt for oprettelsen af en linje til miljø og genbrug, at opsætte et værkstedstelt, og at søge en tilladelse til det. Dette er indtil videre udskudt. De øvrige punkter blev behandlet under pkt. 5.  

Orientering om det foreløbige arbejde med et beslutningstræ for bygningsstrategien

Resume: På mødet d. 9. december 2019 blev det foreslået at udarbejde et værktøj, der skal gøre det nemmere at danne sig et overblik over den proces, der leder hen imod beslutninger vedrørende bygningssituationen på institutionens tre skoler. Sekretariatet er i gang med udarbejdelsen af et sådant værktøj. Marie Louise Dalgaard vil på mødet præsentere det foreløbige arbejde.

Formandskabet indstiller, at:

Bestyrelsen tager orienteringen tages til efterretning

Beslutning: Marie Louise Dalgaard opsummerede det foreløbige arbejde med bygningsstrategien.

Formanden gjorde opmærksom på, at der skal sendes et officielt brev til Brønderslev Kommune med ansøgning om et møde vedrørende husleje på Søndergade og den fremtidige placering af FGU i Brønderslev Kommune. Formandskabet og direktøren deltager i mødet.

I Brønderslev arbejdes der på en samlet løsning i de bygninger hvor PN Beslag har haft deres fabrik, centralt beliggende i Brønderslev. Flere andre aktører er mulige lejere i bygningerne, herunder Ungecentret, AOF og Kulturskolen. Formanden medgav, at det kan blive en tidskrævende proces, og at det vil være nødvendigt at holde andre muligheder åbne, herunder en fremtid på Søndergade i Brønderslev.    

Vedrørende Hirtshalsvej i Hjørring gorde Marie Louise Dalgaard opmærksom på, at det, givet at der tilkøbes jord ved nabolandmanden, vil være nødvendigt med et større forberedende arbejde før der kan bygges. Hvilket omfang det forberedende arbejde vil have er endnu uklart, men hvis det besluttes at man vil blive på Hirtshalsvej i Hjørring er udvidelser af grunden ikke den eneste omkostning, der vil være. En del af værkstederne skal udvides og gøres tidssvarende. Blandt alternativerne i Hjørring findes en bygning på Jørgen H. Jensens Vej som EUC Nord har sat til salg.

Neil Jacobsen forlod lokalet og deltog ikke i diskussionen om bygningen på Jørgen H. Jensens Vej.

Ved besigtigelsen af bygningen på Jørgen H. Jensens Vej har et hold bestående af en ejendomsmægler, direktøren, den administrative leder og Marie Louise Dalgaard konstateret, at køkkenet skal ombygges, der mangler sorte værksteder og der skal foretages tilpasninger af det eksisterende. Til gengæld er der parkeringspladser, kontorer, mødelokaler og regulære undervisningslokaler. Desuden er der plads til at opføre værkstedsbygninger. Salgsprisen er 10,5 mil. kr. Et løst overslag lyder på en samlet pris på ca. 25 mil. hvis der etableres 800 kvm. værksted.

Vedrørende Frederikshavn blev den nye Roblon-bygning bragt i spil. Flere bestyrelsesmedlemmer kender bygningen og beskriver den som flot. Der var enighed om, at et hold tager ud og ser den.

Blandt flere åbne spørgsmål der blev drøftet var mulighederne for finansiering. Der blev efterlyst et overblik over hvilke midler der findes at bygge for. Desuden rejstes spørgsmålet om, hvorvidt institutionen står bedst ved at eje eller leje bygninger. Direktøren gjorde opmærksom på, at hun har aftalt et møde med den administrative leder Ander Olesen Sigh og administrativ medarbejder Mads Krogsgaard Bording vedrørende mulige finansieringsmodeller. Andre udfordringer der blev drøftet, var sikkerheden vedrørende stabiliteten af elevgrundlaget. Det blev drøftet hvilke faktorer der har indvirkning på elevgrundlaget. Eksempler er ungdomsårgangenes vigende størrelse som en faktor der vil betyde et mindre elevgrundlag, imens et større antal af elever der modtager specialundervisning på den anden side kan betyde et større elevgrundlag. En ukendt faktor er politiske beslutninger på udlændinge og integrationsområdet, og hvilken betydning disse beslutninger vil have for elevgrundlaget på holdene for dansk som andetsprog.

Det blev præciseret, at bestyrelsens opgave er, at arbejde på langsigtede løsninger imens direktøren har til opgave at løse akut opståede og forbigående udfordringer.

Der blev desuden udtrykt ønske om udarbejdelsen af en model for minimumskravene til en FGU-skole, der overholder lovgivningens krav og opfylder behovene. Dette med henblik på, at afgøre pladsbehovet og at undgå at erhverve unødige kvm. Et andet ønske var udarbejdelsen af cases med prisoverslag på mulige bygningsscenarier i de tre kommuner hvor der er etableret skoler indenfor dækningsområdet. 

Formanden foreslog at lave arbejdsgrupper, der hver har til opgave, at arbejde på bygningsmæssige muligheder for hver lokation. I grupperne skal der være repræsentanter fra bestyrelsen fra den pågældende kommune, direktøren, den lokale skoleleder og repræsentanter fra den lokale medarbejderstab. Forslaget fandt støtte i bestyrelsen.

Orientering

Skriftlig orientering

Elevtalsopgørelse

Antal elever på FGU den 21. januar 2020.

EGU elever – gammel ordning ca. 70, Produktionsskoleelever 4, KUU elever 11

Ved udslusning angives en årsagskode, der er givet af STUK. Disse er endnu ikke opdateret til FGU.

Når eleven er udskrevet ”tilbage” til Jobcentret pga. manglende motivation, har vi angiver ”Ikke uddannelsesparat”.

Der er 36 elever der er udskrevet til anden uddannelse, job eller har skiftet skole. Disse elever får vi udslusningstaxameter for.

FGU direktør/rektor seminar i Frederikshavn 27-28. februar 2020

Indhold:

Oplægsholder 1 – Klaus Majgaard, CBS – Forsker i Styring og ledelse af velfærdsforandringer

Oplægsholder 2 – Kirsten Overgaard Bach, STUK – Baggrund og rammesætning for OK13

Kollegial sparring

Rundvisning på FGU Vendsyssel – Skolen i Frederikshavn

Vi bor på Hotel Jutlandia

Sygemelding

Mette er sygemeldt med sprængt akillessene.

Karen er ca. 2 dage ugentligt i Frederikshavn og Mette er tilgængelig på telefonen og på Skype.

Ansættelsessamtaler

Vi afholder ansættelsessamtaler torsdag d. 23/1 i Dronninglund til en lærerstilling indenfor almenfagene

Nye hold

Vi har udvidet fagtemarækken 1/1 med Miljø og genbrug i Hjørring og med Motor og Metal i Frederikshavn. Derudover starter vi endnu et basishold op i Hjørring.

Regionens uddannelsespulje

FGU Vendsyssel har sammen med FGU Himmerland, Aalborg og Nordvest sendt en forhåndsansøgning af sted til den Regionale Uddannelsespulje Nordjylland.

Direktøren orienterer

• • Omtale af FGU i pressen
• Vedrørende elevfravær er FGU Vendsyssel ”gået under radaren”. FGU Vendsyssel har hverken ligget dårligere eller helt i top. Det er især AGU-eleverne der har meget fravær. En tese er, at nogle elever kan være kommet i tvivl efter at målgruppevurderingen er lavet. Der er fokus på, at undersøge årsagssammenhænge og forbedringspotentiale.
• En medarbejderrepræsentant gjorde opmærksom på, at et andet spørgsmål er, hvordan fraværskulturen var, der hvor eleven kommer fra. Andet der kan have betydning er relationen til læreren og forpligtelsen til arbejdsfællesskabet.
• Sygefravær hos de ansatte medarbejdere i FGU Vendsyssel:
  • I 3. kvartal: 1,1%
  • I 4. kvartal: 1,6%
  • Langtidssyge: Én fuldtids- og én deltidssygemeldt
• Direktøren understregede, at hun er stolt af, hvordan medarbejderne har løst opgaven under vanskelige opstartsvilkår.

• Information om kompetenceforløb
  • Der er lavet en plan for lærernes kompetenceudvikling for resten af året.
  • Planen følger aktionslæringens principper. Et fast konsulentteam fra UCN følger forløbet.
  • Desuden afholdes temadage om prøver med andre nordjyske FGUer. Det er målet, at dette samarbejde skal skabe netværk på tværs.
• Information om opstart med eksamen og prøver
  • Direktøren oplyser, at en ny prøveform organiseres. Der afholdes et seminar.
  • Det er en opstartsfase hvor der etableres netværk. Vi er i proces.
• Opstart med elevadministrativt system (Uddata)
  • Det elevadministrative system kører, og direktøren siger, at det med tiden bliver et fremragende system. Det tegner til at blive en positiv historie.
  • Systemudviklerne kommer til Vendsyssel og laver en temadag på hver skole.

Gensidig orientering

• Indgået aftale med direktøren (formanden)
• Formanden fortalte, at formandskabet er nået til enighed med Karen Schytter om en lønaftale kontrakt som direktør. Han udtrykte tilfredshed med forløbet og oplyste, at lønaftalen befinder sig i samme niveau som hos andre FGU direktører.
• Formanden spurgte om der er etableret elevråd. Direktøren oplyste, at man endnu ikke er nået frem til det.
• Næstformand Michael Bue Nielsen vil deltage i nytårskuren 2020 og vil sige godt nytår på vegne af bestyrelsen!

Evt.

• Da der er planlagt seminar i FGU´ernes Direktør- og Rektorkollegie 27. og 28. februar, som afholdes i Frederikshavn, laves der en Doodle til afsondring af mulighederne for et alternativt mødetidspunkt til februar måneds bestyrelsesmøde.
• Mandag d. 11. maj afholder FGU Danmark generalforsamling og årsmøde – bestyrelsesmedlemmer og rektorkollegiet er inviteret.
• Der var ros til facebook-administratorerne fra Lone Christiansen. Det er gode relevante opslag der opslås.