Mødedato:
18. marts 2021
Mødet påbegyndt:
kl. 12.00
Mødet afsluttet:
kl. 14.09
Mødested: Teams
Fraværende:
Michael Bue Nielsen, Lone Christiansen, Sabina Moltsen, Ole Andersen var fraværende ved pkt. 7 og 8.
Formandskabet indstiller, at:
Beslutning: Mødedagsorden blev godkendt. Det blev annonceret, at elevrepræsentanten Niels Juel Christensen for første gang deltog i mødet.
Referatet er udsendt den 9. marts 2021.
Formandskabet indstiller, at:
Beslutning: Referatet blev godkendt uden bemærkninger.
Resume: Som annonceret på mødet d. 15. februar 2021 er der nu etableret elevråd på de tre skoler. For første gang deltager den ene af de 3 elevrådsformænd i bestyrelsesmødet. Deltagelsen vil gå på skift mellem elevrådsformændene i ½ års intervaller. Den første elevrepræsentant er Niels Juul fra Skolen i Brønderslev / Dronninglund. Han vil på mødet præsentere sig selv.
Formandskabet indstiller, at:
Beslutning: Niels Juel Christensen fortalte, at han kommer fra Brønderslev og går på skolen i Dronninglund, hvor han har gået siden FGU`s start. Han går på fagtemaet Kommunikation og Medie.
Niels Juel Christensen fortalte, vedrørende en undersøgelse elevrådet har foretaget lokalt, at skolen har fået en meget positiv respons fra eleverne. Han fortalte, at folk godt kan lide at gå derude, og oplever at de får nogle nye evner. Eleverne kan godt lide lærerne og der er plads til at lære i sit eget tempo. Tingene virker godt, men man er opmærksom på, at det er en opstart af noget nyt, så der er nogle ting som kan forbedres.
Under Corona har det været svært at holde kontakten med mange, men dem der har gået på hold med hinanden har holdt kontakten over sociale medier. Enkelte har også mødtes.
Niels Juel Christensen fortalte, at eleverne med den nye genåbningsordning er på skolen i en uge og derefter hjemme i den næste. Sådan vil det være indtil påske.
Direktøren spurgte, om der er noget, der ikke virker. Hertil svarede Niels Juel Christensen, at det er der ikke rigtig, men de kunne godt bruge en større kantine.
Resume: På punktet deltager Jacob Rask fra BDO, den administrative leder Anders Sigh samt Mads Krogsgaard Bording.
Administrationen har i samarbejde med BDO og Statens Administration udarbejdet en årsrapport for året 2020. Denne gennemgås af Jacob Rask fra BDO.
Bestyrelsens drøftelse: Jacob Rask gjorde opmærksom på, at der i forhold til den rapport, der vil blive sendt til godkendelse, er tre tastefejl i forhold til den på forhånd udsendte årsrapport.
Jacob Rask fortalte, at det er en helt blank påtegning, i årsrapporten, dog er der skrevet nogle opfordringer ind som blev belyst i gennemgangen.
Det samlede resultat ender i et underskud på 3 mil. Dette skyldes en værdinedskrivning på ejendommen Hirtshalsvej 271 på mere end 3 mil. Renser man regnskabet for denne værdinedskrivning ville regnskabet have været i et plus i størrelsesorden på ca. 700.000 kr.
Jacob Rask gennemgik årsrapporten som på udsendte bilag, herunder resultatopgørelse, balance, pengestrømme, årselever, årsværk, lønomkostninger samt nøgletal til understøttelse af økonomistyring.
Der blev udtrykt undren over, at der ved resultatopgørelsens punkt ”Ledelse og administration” er et underpunkt, der hedder ”øvrige” med et forbrug på 5 mil. Der blev udbedt en specificering af hvad punktet ”øvrige” i den henseende dækker over. Det blev af såvel Jacob Rask som administrationen tilkendegivet, at beløbet kan specificeres. Der blev herefter gjort opmærksom på, at det fremgår af det budget, der blev vedtaget på mødet i december, hvad punktet indeholder. Det er overordnet de fællesudgifter, der ikke kan kategoriseres som undervisning, herunder: Revision, Statens Administration, bestyrelseshonorarer, undervisningslicenser, telefonabonnementer, administrative systemer (Navision, Uddata+, RejsUd, IndFak, Statens Lønsystem), elektronisk arkivsystem samt Statens Selvforsikring. Det blev af Jacob Rask præciseret, at grupperingen af de nævnte poster under ”Ledelse og administration”, ”Øvrige omkostninger”, følger det benyttede regnskabstekniske paradigme.
Dan Jensen fra BDO gennemgik revisionsprotokollen som på fremsendte bilag. Det blev bemærket, at gennemgangen stadig bærer lidt præg af, at man er i gang med opstarten. Der var bemærkninger vedrørende økonomistyring, muligheden for afstemninger imellem e-indkomst og Statens Lønsystem, skat på skoleydelser og rekvirentregistreringer. Overordnet blev det bemærket, at en administrativ sædvane sikrer en reduktion af fejl, men at der flere steder ønskes en formalisering af arbejdsgange. Yderligere skal der laves en undervisningsmiljøvurdering og en formalisering af arbejdet med sociale klausuler. Det var ikke de store ting, sammenfattede Dan Jensen.
Der blev spurgt til, hvor problematisk det er, at der ikke har været mulighed for at lave en fuldstændig afstemning. Dertil svarede Dan Jensen, at de har fået to forskellige afstemninger fra Statens Administration, og de passer ikke sammen. Dan Jensen tror dog, vurderet på det grundlag han har modtaget, at lønnen passer.
Herefter faldt drøftelsen naturligt på samarbejdet med Statens Administration. Direktøren fortalte, dette internt i administrationen giver anledning til daglige drøftelser. Hun tilføjede, at der pågår drøftelser om en udtræden af Statens Administration, og at gå over til at klare opgaven selv. Hun bemærkede, at samarbejdet også i år har bevirket, at bestyrelsen har fået regnskabet for sent. I tilfælde af, at beslutningen falder på, at administrationen ønsker, at træde ud af Statens Administration, vil et ønske om skifte blive forelagt bestyrelsen til endelig beslutning.
Den administrative leder fortalte, at administrationen i samarbejde med revisorerne har udarbejdet en række fokuspunkter. Han bemærkede, at en omlægning af data i Uddata vil betyde, at der i 2021 vil komme en del supplerende indberetninger på næste års regnskab.
Formandskabet indstiller, at:
Beslutning: Med ovenstående kommentarer og rettelser godkendte bestyrelsen regnskabet for 2020. Det blev aftalt, at Jacob Rask sender årsrapporten ud til godkendelse på bestyrelsesmedlemmernes nem-id mandag d. 22. marts 2021.
Resume: På punktet deltager Marie Louise Dalgaard. Hun vil orientere om den seneste udvikling vedrørende bygningerne i Hjørring herunder om arbejdet med at udbedre den vandskade, der er opstået i bygningerne på Jørgen H. Jensens Vej. Derudover en kort orientering fra Brønderslev / Dronninglund og Frederikshavn.
Bestyrelsens drøftelse: Marie Louise Dalgaard fortalte vedrørende Hjørring, at projektet er i god progression. Der begynder at tegne sig et billede af, hvad det vil være nødvendigt at ombygge, for at skolen på Jørgen H. Jensens Vej kan blive en funktionel FGU skole med gode rammer for indretningen af læringsmiljøet. Det drejer sig blandt andet om køkken, en lokaleopdeling, ny belysning, toiletter samt ventilation. Det område på skolen, som fungerede bedst, blev ramt af vandskaden. Dette kan dog vise sig at udløse en besparelse.
Vandskaden har ramt ca. halvdelen af bygningen. Skadeservice er i gang med at konstatere, hvor der er skimmelsvamp og hvorvidt det kan udbedres eller må fjernes. Skillevægge er pillet ned, og nye vægge skal sættes op. Der skal lægges nyt gulv og etableres nye lofter, de berørte steder. Der er sat gang i en forsikringssag igennem Statens Selvforsikring. Selvrisikoen er på ca. 600.000.kr. s Det vurderes dog, at omkostningerne langt overstiger selvrisikoen.
Yderligere skal der etableres en værkstedshal.
Udover den nødvendige ombygning og udbedring af vandskaden er der i byggeprojektet fokus på etableringen af et pædagogisk og mere indbydende ungemiljø samt plads til bevægelse på de udendørs arealer. Organiseringen af styregruppe og arbejdsgruppe er på plads. Der udarbejdes tegninger for de renoverede bygninger og køkkenet er allerede tegnet. Der afholdes møder efter behov.
Formanden tilkendegav, at han gerne vil se tegningerne, når de er færdige. Marie Louise Dalgaard sagde, at han selvfølgelig ville få dem at se, og fortalte at hun forventer, at tegningerne er færdige før næste bestyrelsesmøde. En anden forespørgsel var, om der kunne være en fordel forbundet med, at vandskaden opstod. Til dette svarede direktøren, at man var meget nøgterne i vurderingen af vandskaden. Det giver lidt ekstra arbejde, men at organisationen får det bedste ud af situationen og at tidspunktet var heldigt, idet eleverne ikke var flyttet ind.
Vedrørende Brønderslev bliver der taget hul på et større projekt, fortalte Marie Louise Dalgaard. Der har været afholdt et møde med MJ Byg på hvilket FGU Vendsyssel tilkendegav en interesse for grunden på Håndværkervej i Brønderslev. Det gjorde man ud fra den betragtning, at man ville undgå, at grunden blev købt af en anden. Der har været afholdt personalemøde om projektet og der skal nedsættes et udvalg. Desuden skal der startes en projektplan op. Marie Louise Dalgaard fortalte, at byggeudvalget skal inddrages omkring alt det formelle og bestyrelsen skal ind omkring det økonomiske.
Direktøren fortalte, at hun er opmærksom på, at der på sidste møde blev udbedt en skriftlig tilkendegivelse, fra Undervisningsministeriet om, at den foreslåede fremgangsmetode er lovlig. Hun fortalte, at MJ Byg ved, at der skal være et konkret projekt, der kan godkendes af ministeriet, før byggeriet kan gå i gang. Ministeriet har dog brug for at se et konkret projekt, før de kan tage stilling til det.
Direktøren fortalte, at hun og Marie Louise vil lave en gennemgang af alle de bygninger i Frederikshavn sammen med den nye skoleleder i Frederikshavn Skolen.
Formandskabet indstiller, at:
Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.
Resume: Som et nyt fast indslag på dagsordenen vil vi fra dette møde have et punkt, hvor medarbejderrepræsentanterne vil orientere fra skolerne.
Formandskabet indstiller, at:
Beslutning: Lykke Reffeldt takkede for, at medarbejderrepræsentanterne havde fået deres eget punkt og introducerede til, hvordan de har tænkt sig at bruge punktet og sikre at også skolen i Hjørring kan blive repræsenteret.
Lykke Reffeldt fortalte om arbejdet med EGU og særligt Ib Christensens engagement i tre udvalg, hhv. en arbejdsgruppe under FGU Danmark, videns-sparring med Undervisningsministeriet, hvor han deltager sammen med René Schneider fra Hjørring i en arbejdsgruppe under Uddannelsesforbundet.
Som et eksempel på hvor vigtigt EGU-sporet kan være, blev nævnt et nyopstartet samarbejde med virksomheden MARS (Modern American Recycling Service) på Frederikshavn Havn. Lykke Reffeldt fortalte, at Jobcenteret havde kontaktet FGU Vendsyssel, Skolen i Frederikshavn, med henblik på at starte et samarbejde op, da MARS oplevede udfordringer med at rekruttere lokale kandidater. Direktøren supplerede og fortalte, at det var tanken, at samarbejdet skulle udbredes til at omfatte EGU-elever fra hele FGU Vendsyssel og ikke kun skolen i Frederikshavn.
På forespørgsel fra John Karlsson bekræftede Lykke Reffeldt, at Jobcenteret havde henvendt sig til FGU, fordi MARS oplevede udfordringer i forhold til at rekruttere et tilstrækkeligt antal kandidater.
Helle Schak Krog fortalte, at Trine fra Skolen i Brønderslev / Dronninglund har lavet en netavis. Det er elever, der udarbejder indholdet i avisen. Det er tanken, at avisen kan udbredes til at omfatte hele FGU Vendsyssel.
Helle Schak Krog fortalte, at det er meldt ud, at der er et fravær på 17 % på FGU. Hun fortalte, at hun har bedt Undervisningsministeriet om at uddybe tallene. Hun fortalte, at der kan være en lang række forklaringer på fraværet, som ikke kommer til udtryk ved det blotte tal. Direktøren fortalte, at også FGU Danmark og Forretningsudvalget forholder sig til fraværstallene. Hun fortalte, at det ikke er valide tal. Nogle har meldt 0% fravær ind for nogle af kvartalerne. Hun gjorde yderligere opmærksom på, at eleverne er kommet ind på skolen med stort fravær og at hun er glad for at FGU Vendsyssel har taget hul på selv at forholde os til fraværet.
Formanden gav til kende, at han glæder sig over, at medarbejderpunktet er kommet på dagsordenen.
Skriftlig orientering
Som en uddybning til den skriftlige orientering fortalte direktøren, at hun sent aftenen forinden havde modtaget besked om, at institutionen skal til at selvpode for Covid-19. Hun fortalte, at administrationen har forholdt sig til situationen, og hun vurderer, at det vil være nødvendigt at ansætte personale til det.
Direktøren fortalte, at der vil være mulighed for at anvende en 10% pulje til forlængelser af elevforløb. Der pågår forhandlinger med KUI´erne, om hvilke elever der skal forlænges. Det foregår, som det plejer i godt samarbejde. Formanden spurgte hertil, om det nødvendigvis skal være 10% af eleverne i de enkelte kommuner, eller om man må fordele eleverne som man vil. Direktøren mente, at man godt kunne lave en anden fordeling, end en der nøje følger kommuneinddelingerne, men som udgangspunkt fordeler vi pladserne efter elevtaller fra de respektive kommuner.
Direktøren orienterer
Direktøren fortalte, at der arbejdes på en plan for en røgfri uddannelse.
Formanden spurgte, om der er søgt godtgørelse for vandledningsafgiften på det vand, der strømmede ud i forbindelse med vandskaden på Jørgen H. Jensens Vej. Direktøren svarede, at det er der ikke endnu, men at det vil blive taget med i det videre forløb.
Gensidig orientering
Neil Jacobsen orienterer fra FGU Danmark. Neil Jacobsen fortalte, at der ikke var noget nyt.
Formanden fulgte op på ansøgningen om en busrute mellem Brønderslev og Skolen i Dronninglund. Han fortalte, at FGU Vendsyssel har søgt og fået en ekstra rute. Teknik og Miljøudvalget har sendt ønsket om kompensation for busdriften videre til økonomiudvalget. I økonomiudvalget har man afslået ansøgningen. Direktøren bemærkede, at hun på et tidligere bestyrelsesmøde har meddelt, at udgiften til bussen ville blive refunderet. Der var hun for hurtig og optimistisk, konstaterede hun.
Formanden fortalte, at han havde været til møde sammen med de øvrige bestyrelsesformænd. Han fortalte fra mødet, at alle skolerne har de samme udfordringer. Han fortalte, at man i FGU Vendsyssel har overtaget tre økonomisk velfunderede Produktionsskoler, men at man andre steder har overtaget fallitbo. Nogle kan ikke få kreditforeningslån. Han sagde det havde været et godt møde, men at man kæmper med de samme ting.
Helle Schak Krog fortalte, at hun har været ude som censor. Her havde hun hørt, at det ikke er alle steder underviserne kan få undervisningsmidler. Hun var glad for at, når underviserne i FGU Vendsyssel de beder den administrative leder om undervisningsmaterialer, så får de det. Der blev uddelt store roser på denne baggrund.
John Karlsson mindedes en pensionssag fra Frederikshavn, som havde betydet en stor ekstraudgift på regnskabet. Hun spurgte på denne baggrund, om administrationen var sikker på, at der ikke lå flere af den type sager, der ville dukke op. Direktøren svarede hertil, at administrationen
har kulegravet alt. Administrationen er meget opmærksomme på det, men garantier turde hun ikke udstede.
John Karlsson fortalte, at han skulle til møde omkring nogle EGU-elever og disses kontrakter. Han fortalte, at nogle mener, at forholdene grænser til løndumping. Han var dog ikke sikker på, at sagerne drejer sig om elever fra FGU, men måske er der en enkelt sag. Han kunne godt tænke sig et møde hvis der skulle vise sig at være noget om det. Formanden og direktøren udtrykte i enighed, at i FGU Vendsyssel skal kontrakterne være i orden. Der blev aftalt at holde et møde, hvis der skulle vise sig at være noget om sagen, der relaterede til FGU Vendsyssel.
