Referat fra bestyrelsesmøde – 25. september 2019

Konstituerende bestyrelsesmøde.

Mødedato:
25. september 2019

Mødet påbegyndt:
kl. 12.00

Mødet afsluttet:
kl. 15.00

Mødested: FGU Hjørring, Hirtshalsvej 271

Fraværende: 

Godkendelse af mødedagsorden

Formandskabet indstiller, at:

Bestyrelsen godkender dagsordenen

Beslutning:

Der var ingen kommentarer til dagsordenen.

 

Godkendelse og underskrivelse af referat fra bestyrelsesmødet den 3. september

Referatet eftersendes.

Formandskabet indstiller, at:

Bestyrelsen godkender referatet

Beslutning: Referatet blev godkendt og underskrevet af de medlemmer af den ordinære bestyrelse, der også var med i den første bestyrelse.

Præsentation af medlemmer af den ordinære bestyrelse for FGU Vendsyssel

Resume: Det er en ny bestyrelse der mødes. Vi skal lære hinanden at kende.    

Formandskabet indstiller, at:

Hvert medlem af bestyrelsen præsenterer sig

Beslutning: Bestyrelsens medlemmer præsenterede sig og fortalte hvilke organisationer, der har udpeget dem.

 

Valg af formand

Resume: Som følge af de vedtagne vedtægter skal der vælges en formand til den ordinære bestyrelse. Direktøren er dirigent ved valget.

Formandskabet indstiller, at:

Der vælges en formand for bestyrelsen

Beslutning: Bestyrelsen var enige om valget af Eskild Sloth Andersen som bestyrelsens formand. Der var ingen modkandidater til posten.

 

Valg af næstformænd

Resume: Som følge af de vedtagne vedtægter skal der vælges to næstformænd til den ordinære bestyrelse. Den netop valgte formand er dirigent ved valget.

Formandskabet indstiller, at:

Der vælges to næstformænd for bestyrelsen

Beslutning: Lone Christiansen gjorde opmærksom på, at man i den første bestyrelse havde prøvet at sprede posterne i formandskabet mellem kommuner, skoler og faglige organisationer. Hun pegede samtidig på Neil Jacobsen til at fortsætte som næstformand i den ordinære bestyrelse. Helmuth Zickert pegede på LO Vendsyssels repræsentant Michael Bue Nielsen som næstformand. Der blev ikke indstillet yderligere kandidater til næstformandsposterne.

Der var således enighed i bestyrelsen om valget af Neil Jacobsen og Michael Bue Nielsen som bestyrelsens to næstformænd.

Godkendelse af åbningsbalance

Resume: Der udarbejdes en åbningsbalance for FGU Vendsyssel (bilag eftersendes).  Bestyrelsen skal vurdere om denne kan godkendes.  

Formandskabet indstiller, at:

Bestyrelsen godkender åbningsbalancen

Beslutning: Direktøren introducerede til punktet. Herefter gennemgik Anders Olesen Sigh de enkelte produktionsskolers perioderegnskaber som de fremgik af de fremsendte bilag. Hjørring Produktionsskole kom ud med et underskud for året i størrelsesorden 630.000 kr. mod et forventet overskud i samme størrelsesorden. Brønderslev / Dronninglund Produktionsskole kom ud med et underskud i samme størrelsesorden. I begge tilfælde har elevtallet været mindre end forventet og statstilskuddet dermed tilsvarende mindre end forventet. I Frederikshavn blev resultatet et underskud på lidt mere end 300.000 kr.    

Regnskabet for administrationen i FGU Vendsyssels opstartsperiode endte med et overskud på godt 720.000 kr. Der mangler endnu et regnskab fra VUC.

Anders Olesen Sigh gennemgik åbningsbalancen som i udsendte bilag. Den viser at FGU Vendsyssel starter op med en egenkapital på lige knap 28,5 mil. kr.

En kommentar til godkendelsen af produktionsskolernes regnskaber var, at den nye bestyrelse her var blevet givet en opgave vedrørende noget, som man ikke havde haft mulighed for at påvirke og som man ikke kunne gøre noget ved. Punktet gav desuden anledning til en drøftelse af mulighederne for at forudsige elevtallet og de vilkår produktionsskolerne har haft op til FGUs start. En række faktorer blev belyst.

Regnskaberne vil med de tilføjelser og rettelser, der var til dem, blive udsendt til elektronisk underskrift.

Orientering om aktuel økonomi og regnskab

Resume: Direktøren vil orientere om den aktuelle situation omkring FGU Vendsyssels økonomi og udarbejdelsen af regnskaber.  

Formandskabet indstiller, at:

Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning

Beslutning: Anders Olesen Sigh gennemgik det udkast til budget, som blev udsendt som bilag. Der blev præsenteret en række usikkerhedsmomenter, som budgetlægningen er forbundet med, herunder antallet af indskrevne elever og variationer i taksametersystemet for de forskellige elevgrupper. Anders Olesen Sigh gennemgik indtægter og udgifter og beskrev forestående indkøb.  

Gennemgangen gav anledning til spørgsmål om antallet af to-sprogede elever, frafald og hvordan elevårsværk opgøres. Forskellige spørgsmål blev rejst om bl.a. proceduren for målgruppevurdering og optagelse i FGU, hvad institutionen har gjort for at imødekomme de unges behov og ønsker til basis, spor og fagtemaer, organisering af vejledningen og indsatsen for at fastholde den unge i uddannelsestilbuddet.

Med disse kommentarer kunne budgettet godkendes.

Orientering om bygningssituationen

Resume: Direktøren vil give en orientering angående den aktuelle situation omkring de fysiske rammer på skolerne.

Formandskabet indstiller, at:

Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning

Beslutning: Direktøren fortalte, at der i Dronninglund opstilles endnu en pavillon, som giver ekstra m2 til undervisning, i alt 150 m2. Prisniveauet er det samme som for den pavillon, der allerede er opstillet. Den tidligere fremsendte ansøgning om byggetilladelse hos Brønderslev kommune udvides med et tilsvarende antal kvm.

Køkkenet i Dronninglund har behov for mere lagerplads. Der er desuden mangel på lokaler til lærerforberedelse og elevsamtaler. EGU-vejledernes faciliteter er placeret i hjørnet af et værksted hvor der ofte er store støjgener. Der er udtænkt en billig løsning til imødekommelse af disse udfordringer, hvor lærere og elever vil bidrage til arbejdet. Helle Schack Krog påpeger vigtigheden af udvidelsen af lærerforberedelsespladserne, da forberedelsen i øjeblikket sker i hjørnet af et klasselokale, hvor der samtidig er undervisning.

I Frederikshavn er der indgået et treårigt lejemål på to store pavilloner til almene fag. Taget på værkstedet på Grundtvigsvej skal renoveres til en pris af 40.000 kr. Et nyligt lejet erhvervsbyggeri på 1.000 kvm. brændte desværre på natten til dagen for bestyrelsesmødet. Ejeren af værkstedsbygningerne vil udbedre skaderne hurtigst muligt.

I Hjørring er lokalerne på Dronningensgade 32 gjort i stand. Hele bygningen er malet og fælleskontoret næsten indrettet. På Hirtshalsvej er køkkenet blevet for lille i forhold til antallet af elever, det skal servicere. Derfor, og fordi køkkenlinjen finder stor tilslutning, er der indgået lejemål af Vidstrup Forsamlingshus. Det anses for at være en midlertidig løsning.

Beslutning vedrørende husleje på Søndergade 23 – 25, Brønderslev

Resume: Det foreslås at rette henvendelse til Brønderslev Kommune vedrørende huslejen knyttet til Søndergade 23 – 25. Grunden har igennem en periode ikke kunnet bruges til skoleformål. På denne baggrund foreslås det at rette henvendelse til Brønderslev Kommune vedrørende en reduceret husleje.   

Formandskabet indstiller, at:

Det besluttes om der skal rettes henvendelse til Brønderslev Kommune vedrørende en reduceret husleje på grunden Søndergade 23 – 25, Brønderslev

Beslutning: Formanden skitserede det forløb, og de udfordringer der er forbundet med grunden Søndergade 23 – 25 i Brønderslev, der ledte op til, at han selv og direktøren blev kaldt til møde med Lene Faber, Søren Steensen og Jens Davidsen i Brønderslev Kommune. Formanden forklarede at man fra Brønderslev Kommune stillede spørgsmålet, om FGU Vendsyssel ville flytte ind på grunden, hvis de prøver, FGU Vendsyssel bad om at få foretaget på grunden ikke viste, at der er en sundhedsrisiko forbundet med at benytte grunden.

På denne baggrund rejste der sig en livlig debat om, hvad bestyrelsen vil med FGU Vendsyssel i Brønderslev Kommune. Perspektiver i debatten var, hvad der skal til, før lokaliteterne på Søndergade i Brønderslev vil være brugbare for FGU Vendsyssel, transportomkostningernes omfang og hvem der skal betale for elevtransporten, kontraktforhold, fordele og ulemper ved flere matrikler i kommunen og hvem der afgør hvor mange lokaliteter FGU Vendsyssel skal have i Brønderslev Kommune.

Der gøres opmærksom på behovet for at gennemarbejde punktet grundigere og formanden gør opmærksom på det 10. pkt. på dagsorden hvor en arbejdsproces omkring en overordnet bygningsstrategi vil blive præsenteret. Formanden rejser spørgsmålet, om bestyrelsen overhovedet ønsker, at skolen skal tilbage til bygningen.

Der gøres opmærksom på, at det også kunne være en beslutning, at FGU Vendsyssel ikke ønsker at genoptage aktiviteterne på Søndergade 23 – 25, men tilkendegiver, at institutionen på sigt ønsker at drive skolen samlet i Brønderslev. 

Forslaget om at udskyde den principielle diskussion om, hvorvidt bestyrelsen ønsker at blive på grunden på Søndergade 23 – 25 i Brønderslev til et beslutningspunkt på efterfølgende bestyrelsesmøde, fandt støtte i bestyrelsen. 

Drøftelse vedrørende udarbejdelsen af en langsigtet bygningsstrategi

Resume: Der ønskes en drøftelse af, hvordan der kan udarbejdes en bygningsstrategi, der rækker frem i tiden og indenfor hvilken tidsramme (bilag eftersendes).   

Formandskabet indstiller, at:

Bestyrelsen drøfter den fremlagte rammeplan for arbejdet med en bygningsstrategi

Beslutning:

Marie Louise Dalgaard blev præsenteret som koordinator på udarbejdelsen af bygningsstrategien. Marie Louise Dalgaard præsenterede derefter sig selv. Hun fortalte, at hun har erfaring som koordinator på processer og projekter.

Marie Louise gennemgik tre faser i en bygningsstrategi.

fase, hvor fundamentet undersøges og det afklares, hvad man allerede har, hvad der kan lade sig gøre og hvordan infrastrukturen og elevgrundlaget er. Der indhentes data fra kommunerne.

fase 1: en idégenerering, hvor det i første omgang er tilladt at tænke store tanker. Man spørger: Hvis alt var muligt, hvad kunne vi så godt tænke os? Derefter arbejder man sig hen mod noget, der er realistisk.

fase 2: Der udarbejdes konkrete beslutningsforslag eller løsningsforslag.

Marie Louise Dalgaard gennemgik projekttidsplanen og pointerede, at det er en vigtig opgave for hende at holde bestyrelsen informeret på et passende niveau. Det blev foreslået at nedsætte et byggeudvalg og diskuteret, hvordan medarbejderinddragelsen kunne foregå i processen og hvordan man skal inddrage et rådgivningsfirma. Direktøren fortæller, at hun har kontaktet det rådgivende ingeniørfirma Brix & Kamp.

Det blev drøftet hvilke opgaver et byggeudvalg skal løse og hvordan det skal sammensættes, hvilke kompetencer, der skal være repræsenteret. Formanden foreslog, at byggeudvalget først tiltræder senere i processen. Det blev foreslået først at cleare med skolelederne hvilke behov der er, for derefter at lave en opsamling. Under den forudsætning at der er mulighed for en god forberedelse, er der også stemning for at afholde et særligt møde vedrørende bygningsstrategien. Det blev desuden foreslået, om nødvendigt, at bruge en måned eller to mere på udarbejdelsen af bygningsstrategien. Det er vigtigere at komme frem til den rigtige strategi, end at det går hurtigt. Desuden pointeredes medarbejderinddragelsen som vigtig.

Med disse kommentarer og tilføjelser blev planen godkendt.  

Drøftelse af fremtidige datoer for møder

Resume: Der ønskes tilbagemeldinger på de datoer valgte datoer for møder i bestyrelsen (bilag vedhæftet).  

Formandskabet indstiller, at:

Bestyrelsen giver tilbagemeldinger på hvilke datoer det ikke vil være muligt at deltage

Beslutning: Datoerne blev godkendt. Der sendes mødeindkaldelser til bestyrelsens medlemmer.  

Orientering

Skriftlig orientering ved direktøren

Skriftlig orientering blev udsendt som bilag

Direktøren orienterer

Der er stadig store udfordringer med IT, også med elevcomputere. Det bliver dog hele tiden bedre. Der er ansat kræfter midlertidigt til løsning af udfordringerne med IT.

Kørslen af skoleydelsen gav ved første kørsel anledning til en del udfordringer. Skoleydelsen kørte for anden gang samtidig med afholdelsen af mødet.

Der lægges sidste hånd på ansættelseskontrakter.

Der afventes elementer fra Moderniseringsstyrelsen for at kunne bruge datawarehouse-funktionerne i Navision.

Der er opslag ude til ansættelse af en regnskabsmedarbejder. Denne får også opgaver vedrørende indkøb.

Der har været valg af TR og AMR. Der er lavet en bred organisering med tre tillidsrepræsentanter, der forhandler med direktøren. Desuden er der valgt fire arbejdsmiljørepræsentanter. De administrative medarbejdere får deres egen plads i samarbejdsudvalget. Hele ledelsesteamet er medlemmer af SU

Kristian Ørsøe Juul får opgaverne, der vedrører HR.

Gensidig orientering

Neil Jacobsen spurgte medarbejderrepræsentanterne hvordan de vurderer det går.

Lykke Reffeldt fortalte, at endnu ingen har benyttet sig af et ”åben-dør-tilbud” om støttende samtaler i Frederikshavn. Helle Schak Krog fortalte om situationen i Dronninglund, at de mødes og får talt ud. Der er åben dør. Ingen går og hænger med næbet, men der går meget tid med forberedelse. I Dronninglund har de opsatte pavilloner haft stor effekt.

Medarbejderrepræsentanterne vurderer, at de også er udfordrede i Hjørring.

Evt.

Lone Christiansen gav til kende, at de 9 udsendte mails forud for bestyrelsesmødet er for mange. Hun vurderer, at det ville være fordelagtigt hvis udsendelsen af bilagene blev samlet mere, på den bekostning at de blev udsendt senere. Sekretariatet meddelte, at man vil overveje at anskaffe sig systemet First Agenda, i hvilket dagsorden og bilag kan samles.

Indholdsfortegnelse

Del på facebook
Del på linkedin