Referat fra bestyrelsesmøde – 28. oktober 2019

Orientering om økonomi, drøftelse af lejemålet i Søndergade i Brønderslev og planlægning af byggestrategidagen.

Mødedato:
28. oktober 2019

Mødet påbegyndt:
kl. 12.00

Mødet afsluttet:
kl. 15.00

Mødested: FGU Frederikshavn, Tuenvej 20

Fraværende: Lone Christensen, Rasmus Brohus, John Karlson

Godkendelse af mødedagsorden

Formandskabet indstiller, at:

Bestyrelsen godkender dagsordenen

Beslutning: Dagsordenen blev godkendt.

Godkendelse og underskrivelse af referat fra det konstituerende møde den 25. september

Referatet er udsendt 15. oktober 2019

Formandskabet indstiller, at:

Bestyrelsen godkender referatet

Beslutning: Referatet blev godkendt og underskrevet.

Godkendelse af forretningsorden

Resume: Ifølge vedtægternes §9 skal forretningsordenen indeholde en række informationer, som ikke er skrevet ind i den forretningsorden som var gældende for den første bestyrelse. Der udsendes et forslag til en forretningsorden [bilag 1]. Denne forventes udbygget med bilag der specificerer de i vedtægtens §9 nævnte områder.

Formandskabet indstiller, at:

Bestyrelsen godkender forretningsordenen

Beslutning: Der blev udtrykt ønske om, at det i forretningsordenen understreges, at det er lukkede møder. Desuden blev det bemærket, at det vil være overflødigt at tilføje forretningsordenen, at direktøren er uenig med bestyrelsen.

Med disse ændringer blev forretningsorden godkendt.

Godkendelse af vederlag

Resume: Der foreslås en model for udbetaling af vederlag. Modellen udsendes som bilag [bilag 2].

Formandskabet indstiller, at:

Bestyrelsen godkender modellen for vederlag

Beslutning: Formanden præsenterede sammensætningen af vederlagene og beløbenes størrelse. En kommentar var, at vederlaget, med den aktuelle arbejdsbyrde, er formandskabet velundt. 

Vederlagene blev med denne kommentar vedtaget.

Orientering om økonomien

Resume: Den administrative leder vil informere om den aktuelle økonomiske situation. Der udsendes bilag [bilag 3].  

Formandskabet indstiller, at:

Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning

Beslutning: Den administrative leder præsenterede den som bilag udsendte budgetopfølgning. Han gjorde opmærksom på, at da der er sket nogle konteringsfejl vil opgørelsen se anderledes ud næste gang. Det blev præciseret, at det samlede billede dog passede. Den administrative leder sagde, at FGU holder sig indenfor budgettet indtil d. 31. december og at det fra d. 1. januar vil være et nyt budget. Der blev gjort opmærksom på, at vi yderligere forventer at få refusion tilbage. Da alt køres som undervisning skal skolerne ikke betale moms, men får momskompensation hvert kvartal fra undervisningsministeriet.

Det blev bemærket, at de givne forhold gør, at skolen i Dronninglund er dyrere at drive end de andre skoler.

Der er udarbejdet lavet en skabelon for hvordan pengene skal fordeles på værkstederne. Der vil på den baggrund yderligere blive udarbejdet budgetter for hvert værksted. Den administrative leder fortalte, at de nye forhold under FGU gør, at der kan opstå en ny fordeling af hvilke værksteder der giver overskud og hvilke ikke. Det er aftalt, at værkstederne ikke nødvendigvis skal ende ud med overskud, da de nu, udover værkstedsdelen er forpligtet til at foretage almenundervisning.

Den administrative leder forklarede om de økonomiske vilkår for EGU-sporet på den nye ordning. Den økonomiske model, som EGU-sporet er underlagt gør, at FGU´erne potentielt kan miste penge på at have elever på EGU-sporet. Han tilføjede, at Ib Christensen der er EGU-vejleder på skolen i Frederikshavn, sammen med repræsentanter fra andre FGU´er, skal til møde med ministeren angående sagen.

Den administrative leder gjorde yderligere opmærksom på, at der er ansat en ny medarbejder i administrationen pr. 1. november. Den nye medarbejder vil blive involveret i budgetlægningen, budgetopfølgningen og regnskabsaflæggelsen.

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.

Drøftelse og beslutning vedrørende lejemålet på Søndergade 23 – 25 i Brønderslev

Resume: På bestyrelsesmødet d. 25. september blev det besluttet, at bestyrelsen på det efterfølgende møde skulle tage principielt stilling til, om man ønsker at institutionen skal genoptage aktiviteterne på grunden. Hvis ikke dette er tilfældet skal det meddeles Brønderslev Kommune med henblik på en ophævelse af de kontraktlige forpligtelser på grunden.

Formandskabet indstiller, at:

Bestyrelsen beslutter om det ønskes at institutionen arbejder i retning af, at aktiviteterne på grunden Søndergade 23 – 25 i Brønderslev kan genoptages, eller om der skal rettes henvendelse til Brønderslev Kommune med henblik på en ophævelse af lejemålet.

Beslutning: Formanden fortalte, at der stadig afventes svar på prøverne på Søndergade 23 – 25 i Brønderslev.

Direktøren fortalte i sin redegørelse om den aktuelle situation på skolen i Brønderslev/ Dronninglund og hendes egen opfattelse af det hidtidige forløb. I redegørelsen kom direktøren ind på forhold som et overraskende stort elevoptag, udfordringer i forhold til at levere den nødvendige undervisning grundet pladsmangel, behovet for flere lærerkræfter, daglige udgifter til transport, samarbejdet med ungeenheden i Brønderslev Kommune, medarbejdernes ønsker til den fremtidige situation og hvad det vil kræve af udbedringer og udvidelser fremtidigt at kunne være på grunden Søndergade 23 – 25 i Brønderslev. Yderligere blev der lagt vægt på grundens centrale placering i byen samt den megen plads, der er på grunden. Direktøren gjorde opmærksom på, at hendes eget bud på en langsigtet placering af skolen, vil være én samlet skole i Brønderslev.

På baggrund af redegørelsen opstod en debat med en række perspektiver på situationen i Brønderslev. Af debatten blev klart, at bestyrelsens medlemmer fremtidigt ønsker en skole i Brønderslev, men samtidigt ønsker at udtræde af lejemålet på Søndergade 23 – 25 i Brønderslev. Det er for nærværende endnu åbent hvor i Brønderslev skolen ønskes placeret.

Det blev vedtaget, at formandskabet og direktøren tager kontakt til Brønderslev Kommune med ønsket om, at ophæve lejemålet på Søndergade 23 –25 i Brønderslev og samtidig med det udtrykkelige ønske, at kunne flytte ind i indflytningsklare lokaler i Brønderslev om senest tre år.

Forberedelse af bygningsstrategimøde

Resume: Der er foretaget ændringer af procesplanen for bygningsstrategien. Disse ændringer vil blive præsenteret på mødet.

Formandskabet indstiller, at:

Bestyrelsen godkender den reviderede procesplan

Beslutning: Marie Louise Dalgaard fortæller at hun selv og direktøren har været på rundtur på alle institutionens matrikler for at danne sig et indtryk af den samlede bygningssituation. Desuden har de holdt et indledende møde med repræsentanter fra det rådgivende ingeniørfirma Brix & Kamp. På baggrund af de indsamlede data vil de udarbejde en rapport.

Overordnet berettes det, at én skole er for lille og to skoler er spredt på flere matrikler. Der er fordele og ulemper ved beliggenhederne, men overordnet er der udfordringer med transport alle stederne, med undtagelse af Dronningensgade i Hjørring. Desuden er der ringe muligheder for udvidelser på alle matriklerne, berettes det. Marie Louise Dalgaard gennemgik de lokale muligheder og udfordringer undersøgelsen foreløbigt har peget på for hver af institutionens matrikler.

Marie Louise Dalgaard har hidtil forgæves forsøgt at få kommunerne til at give et bud på de forventede fremtidige elevtal. Hun gør, samstemmende med direktøren, opmærksom på hvordan gode velfungerende værksteder kan bruges til at tiltrække elever til skolerne.

Marie Louise Dalgaard opfordrede til at der på bygningsstrategidagen snakkes om de værdier der er tilknyttet bygningerne. Det kan eksempelvis være i form af valg af værksteder og bygningernes fysiske udformning. Desuden skal der tales om, hvad bygningerne skal bruges til, mulige finansieringsmodeller, produceres konkrete lokale idéoplæg og diskuteres lokale placeringer. Desuden kan et diskussionspunkt være, om det vil være muligt at gå sammen aftenskoler eller andre foreninger, der kan gøre brug af bygnigerne på tidspunkter, hvor skolen ikke selv skal bruge dem.

Der blev opfordret til at komme med bud på, hvad bestyrelsesmedlemmerne gerne vil snakke om på mødet, og bud på hvad de gerne vil have ud af den dag.

Det fandt opbakning i bestyrelsen at gøre byggestrategidagen til en idéudviklingsdag. Det blev betonet, at det, at sætte sig op på idéplanet vil kræve mod af bestyrelsesmedlemmerne. Yderligere fandt det støtte, at afsøge mulighederne for at finde sammen med andre om bygningerne. Det blev betonet, at det er vigtigt at deltagerne forud for byggestrategidagen får oplysninger om det bestående. Dette bekræftes af Marie Louise Dalgaard. Det foreslås, at man kan hente inspiration fra andre FGU´er, hvis andre har fundet gode kreative løsninger på lokaleudfordringer. Marie Louise Dalgaard nævnte, at det eksempelvis kunne være en mulighed at gå sammen med Domea, hvis de var interesserede i at bygge ungdomsboliger i tilknytning til en skole. Det kunne også være en mulighed at søge hjælp fra andre fonde.

Det præciseres, at processtyringen køres internt, BDO vil hjælpe med økonomien og at vi får hjælp eksternt til det tekniske.

Der var enighed om, at bestyrelsen og skolelederne skal deltage. Desuden er der enighed om, at et udvalg af medarbejdere skal deltage. Der er enighed om, at det vil være rigtigt, at fagene er repræsenteret. Direktøren fik til opgave at invitere et udvalg af medarbejdere. Det præciseres, at præmissen for dagen er, at der udelukkende er tale om idéudvikling. Dette skal være helt klart for alle deltagerne på dagen.

Med dette grundlag godkendte bestyrelsen udgangspunktet for dagen.

Orientering

Skriftlig orientering

Elevtallet

Der er i alt indskrevet ca 460 elever, hvoraf de 90 er EGU elever.

Vi har mellem 30 – 40 elever på venteliste pga. enten mangel på værksteder/undervisningslokaler faciliteter eller pga. af manglende undervisere. Der er iværksat indsatser på begge felter for at få bragt de 3 skoler i stand til at matche efterspørgslen. Vi indretter flere værksteder, undervisningslokaler og samtale- og forberedelsesrum, samt ansætter faglærere for at kunne udbyde de fagtemaer, som efterspørges.

Elever på skolen i:

Dronninglund               90 elever          20 på venteliste

Frederikshavn            120 elever        10 på venteliste

Hjørring                          160 elever       5  på venteliste

Derudover begynder vi at kunne danne os et billede af den løbende indskrivning. Udskrivningen omfatter en elever, som aldrig er dukket op eller hvor FGU ikke har været det rette tilbud. Tydeligvis en konsekvens af, at arbejdet omkring målgruppevurderingerne har været hastet igennem. Den procedure er der generelt nu kommet styr på, så samarbejdet mellem KUI`erne og skolerne omkring målgruppevurderinger og uddannelsesplaner i forbindelse med indskrivningen bærer præg af et solidt forarbejde.

Personalesituationen

Vi har ansat Mads Krogsgaard Bording som administrativ medarbejder med hovedarbejdsområde indenfor økonomi og budget. Mads starter 1/11. Mads er uddannet erhvervsjurist fra Aalborg Universitet, bor i Aalborg og ønsker nu at flytte tilbage til Hjørring sammen med familien. Mads kommer fra en stilling som afdelingsleder i Forsvarets Regnskabsstyrelse i Aarhus, hvor han har haft ansvar for bl.a. budgetlægning og intern revision.

På undervisningssiden mangler vi undervisere til fagtemaerne indenfor byg og anlæg, industri og sundhed og omsorg. Ansættelsesprocessen er i gang og forventes afsluttet i uge 45.

Indenfor de almene fag opererer for en periode med tidsbegrænsede ansættelser, fordi vi stadig er ved at danne os overblik over behov og bæredygtig organisering af fagfordelingen.

Alle medarbejdere har nu underskrevet deres ansættelsesbrev.

Administration

Hver uge bringer nye løsninger fra Moderniseringsstyrelsen, som giver retningslinjer og procedurer for vores daglige drift. Vi forventer at modtage vejledning til konteringsplanen i løbet af uge 44. Denne vil få endegyldig betydning for vores budgetplanlægning.

Anders og Birgitte deltager efter forespørgsel fra Moderniseringsstyrelsen om i et møde omkring opsætning af konteringsplan.

1 – 2 medarbejdere bruger stadig omkring 1 uges arbejde hver måned på at udbetale skoleydelsen korrekt og med tilfredsstillende resultat. Denne opgave vil kunne løses lettere, når vi får elevadministrationssystemet (Uddata/Agidon) helt op at køre. Det er et landsdækkende problem.

EGU

Vi har sammen med de andre 26 FGU fokus på de økonomiske udfordringer omkring EGU`erne

Vi får et taxameter på 15.000 kr., som skal dække vores vejledning og øvrige ydelser omkring den enkelte elev. Eksempelvis ophold på AMU center, landbrugsskoleophold, div. kørekort o.a. Vi er i tæt dialog med Undervisningsministeriet og har fået besked om, at sagen er under behandling. Ib Christensen, EGU vejleder i Frederikshavn, deltager løbende i møder med Undervisningsministeriet om sagen.

Direktøren orienterer

Direktøren oplyste, at ansættelsesbrevene til medarbejderne nu er færdige. Det udestår nu kun, at udfærdige ansættelsesbrevene til  lederne.

Gensidig orientering

Til det forestående FGU-bestyrelsesseminar i Randers deltager Neil Jacobsen, Michael Bue Nielsen, Lykke Reffeldt og Karen Scytter.

Næstformand Neil Jacobsen fortalte om et forestående møde i FGU Danmark. På mødet vil rammerne for fordelingen af medlemskontingentet blive diskuteret. Det er på forhånd fastlagt, at foreningen skal have en indtægt på 2.200.000 kr. igennem kontingenterne. Neil Jacobsen fremlagde de to modeller, som er foreslået og spurgte bestyrelsen, om den havde en holdning til hvilken model han på mødet skal være fortaler for. Bestyrelsen tilkendegav tillid til Neil Jacobsens egen beslutning vedrørende spørgsmålet.

Evt.

Formanden annoncerede, at der efter december måneds bestyrelsesmøde vil være spisning. De nu forhenværende bestyrelsesmedlemmer vil også blive inviteret til spisningen.

Bemyndigelse af bestyrelsesmedlemmer til forhandling af løn med direktøren (lukket punkt)

Resume: Der skal nedsættes et udvalg, der har til opgave at forhandle løn med direktøren. Formanden vil bringe et forslag om sammensætningen af udvalget.

Formandskabet indstiller, at:

Bestyrelsen nedsætter et udvalg til lønforhandlingen med direktøren

Beslutning: [lukket punkt]

Indholdsfortegnelse

Del på facebook
Del på linkedin