Referat fra bestyrelsesmøde – 8. september 2020

Drøftelse af elevsituationen, fremlæggelse af halvårsregnskab og drøftelse af bygningsstrategi.

Mødedato:
8. september 2020

Mødet påbegyndt:
kl. 10.00

Mødet afsluttet:
kl. 13.00

Mødested: Jørgen H. Jensens vej 3, 9800
Hjørring

 

Fraværende: Kim Kanstrip Larsen, Lone Broe. John Karlsson og Neil Jacobsen deltog ikke i punkt 6.

 

Godkendelse af mødedagsorden

Formandskabet indstiller, at:

  • Bestyrelsen godkender dagsordenen

Beslutning: Det blev spurgt om der formelt blev afholdt et møde fredag d. 28. august. Det blev præciseret, at mødet blev aflyst.

Med denne præcisering blev dagsorden godkendt.

Godkendelse og underskrivelse af referat fra bestyrelsesmøde den 18. juni 2020

Referatet er udsendt den 25. juni 2020

Formandskabet indstiller, at:

  • Bestyrelsen godkender referatet

 Beslutning: Kristian Juul gjorde opmærksom på, at der vil blive sendt reminder-mails ud til dem, der ikke har underskrevet referater af de hidtil afholdte møder.

Orientering om økonomien

Resume: Halvårsregnskab for første halvår af 2020 er afsluttet. Dette er vedhæftet som bilag. På mødet deltager Mads Krogsgaard Bording som vil orientere om halvårsregnskabet.

Formandskabet indstiller, at:

  • Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

Beslutning: Den administrative leder, Anders Sigh, deltog i punktet. Mads Krogsgaard Bording deltog også og gennemgik resultatopgørelsen, på baggrund af de på forhånd udsendte bilag.

Der blev stillet uddybende spørgsmål vedrørende de stigende omkostninger til henholdsvis ”Løn lærere, vejledere og ledelse” under ”Undervisningsudgifter” og ”Ledelse og administration” generelt. Det blev præciseret at det, at de stigende udgifter til ”Ledelse og administration” forklares med, at der er flyttet udgiftsposter til dette punkt fra ”Undervisningsudgifter” samtidig betyder, at ”Undervisningsudgifter” yderligere er steget tilsvarende.

Undervejs i gennemgangen af resultatopgørelsen blev der fundet en fejl i sammenregningen af udgiftsposterne til ”Ledelse og administration”. Anders Sigh og Mads Krogsgaard Bording beklagede fejlen og lovede straks at vende tilbage med en tilrettet resultatopgørelse.

Mads Krogsgaard Bording gennemgik balancen på baggrund af de udsendte bilag.  

Opfølgende:

Anders Sigh og Mads Krogsgaard Bording vendte efter gennemgangen af pkt. 4 tilbage. De forklarede, at fejlen var opstået i forbindelse med overførslen fra Navision til Microsoft Word. Der var beløb og konteringer der ikke blev flyttet med til Word-dokumentet. De manglende beløb og konteringer blev samlet under punktet kaldet ”Uanbringelige beløb”. Den administrative leder forklarede, at fejlen hænger sammen med fejl i opsætningen af konti hos Statens Administration. Det samlede resultat, som vist i det udsendte bilag, viste sig at være rigtigt.

Der blev fra bestyrelsesmedlemmernes side udtrykt ønske om at se et korrigeret og præciseret halvårsregnskab til næste møde. Dette lovede den administrative leder at levere.

Orientering om den aktuelle elevsituation

Resume: Der gives en orientering om den aktuelle situation vedrørende skolens elever, herunder det aktuelle antal af indskrevne elever på de tre skoler og uddannelsesspor. Der vil yderligere blive givet et overblik over hvad de udskrevne elever er skrevet ud til. Bilag er vedhæftet.

Formandskabet indstiller, at:

  • Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

Beslutning: Direktøren gennemgik de aktuelle elevtal på baggrund af det udsendte bilag.

Reaktioner var, at man glædede sig over hver enkelt der er kommet i uddannelse, men at det er store tal for frafald. Der blev spurgt ind til, hvad ”perspektiv ukendt” betyder og om ikke kommunen ved noget.   

Der blev gjort opmærksom på, at der også kunne være en 7. kategori bestående af elever, der ikke optræder i statistikken. En kommentar var, at antallet af elever der er kommet i uddannelse ikke er en succes. Der blev yderligere gjort opmærksom på, at der kan være et spørgsmål om hvordan afgangsårsagskoderne bruges. 

Direktøren gjorde opmærksom på, at vi er begrænset i hvilken information vi kan få ud af koderne. Hun sagde, at hun bestemt også godt kunne tænke sig, at tallene var bedre. Hun tilføjede, at en del af det kan skyldes en opstartsfase, hvor FGU og KUI´erne sammen skulle finde ud af hvilke målgrupper der kan visiteres til FGU og hvordan visitationen kan foregå, herunder hvordan en uddannelsesplan kan udformes, så den er brugbar for FGU. Dette er et arbejde der stadig pågår. For at styrke vejledningen har FGU Vendsyssel tilrettelagt arbejdet således, at indskrivningen udelukkende ligger hos vejlederen, hvilket betyder, at der er én indgang til FGU. Denne organisering har styrket samarbejdet med det KUI og forbedret indskrivningsproceduren. Der er fortsat stort pres på flere værksteder, hvor vi ikke kan optage på grund af manglende kvm.

Det blev påpeget, at man i kommunen ikke ville være imponeret over tallene og at der er behov for at udarbejde en målsætning. Dette skal gøre det muligt, at have noget at snakke ud fra.

Direktøren gjorde opmærksom på, at årsagen til, at tallene overhovedet blev bragt på bane er, at FGU skal blive bedre til at lykkes med opgaven. Hun gjorde det samtidig klart, at hendes mål er, at 100% kommer videre. Direktøren sagde, at FGU er i god dialog med alle 3 KUI´er om indskrivning af og opfølgning på elever. Der var enighed om, at det er vigtigt at visitation er på plads.

John Karlssons tydeliggjorde, at hvis der foregår fejlvisitationer, så vil han vide det og gå tilbage til kommunen med det.

Direktøren beskrev det dilemma der består i, at eleverne meget ofte er glade for at gå på FGU, men at det nogle gange kan være påkrævet med tilpasninger og at starte eleverne op på et andet hold end deres primære ønske. Direktøren understregede, at der er et rigtig godt samarbejde med vejlederne. Der er udarbejdet et førsteudkast til en samarbejdsaftale med KUI´erne. Det er håbet, at det kan danne grundlag for en ensartethed i samarbejdsprocedurerne.

Formanden foreslog at holde et møde mellem FGU Vendsyssel og KUI´erne. Der afholdes fællesmøder med KUI´erne og der vil blive udarbejdet såvel fælles som lokale årshjul for samarbejdet med KUI´erne. Direktøren meddelte, at der afholdes temamøder 2 gange årligt mellem KUI´erne og FGU Vendsyssel.

Direktøren understregede, at der skal findes en struktur på, hvordan der fremadrettet arbejdes med indsamling af viden om de elever, der udsluses fr FGU Vendsyssel.

Tallene blev taget til efterretning.

Orientering om bygningssituationerne i Brønderslev og Frederikshavn

Resume: Der gives en orientering om de aktuelle bygningssituationer i Brønderslev og Frederikshavn.

Formandskabet indstiller, at:

  • Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

Beslutning: Marie Louise Dalgaard fremlagde situationen omkring bygninger i Frederikshavn og fortalte, at der ikke er sket noget nyt siden sidste møde. Der vil blive afholdt møde i bygningsudvalget den kommende mandag. 

Marie Louise Dalgaard præsenterede situationen i Brønderslev. Tre grunde blev præsenteret som dem, bygningsudvalget vil gå videre med, en Industripræget, en skolepræget og en kulturpræget.

PN Beslag: Bygningsudvalget har set bygningen. Der kan være tale om flere forskellige placeringer i de tidligere fabrikshaller. Der er dog ikke umiddelbart noget tilhørende udendørsareal. Lykke Reffeldt tilkendegav, at dette er en stor mangel. Marie Louise Dalgaard gjorde opmærksom på, at der til gengæld er en række foreninger samt industri i området. Projektet vil kræve en arkitekt, der kan få noget spændende ud af bygningerne, sagde hun. Ole Andersen efterlyste en tegning, der havde været vist på et bygningsudvalgsmøde, der skitserede planerne for indgangspartiet. Det har endnu ikke været muligt at få en pris på bygningerne.

Vestmanna Allé: Der er tale om en 7500 kvm. stor grund, der er udlagt til institution. Der er ikke aktuelt nogen bygninger på grunden. Området nævnes fra kommunen som en reel mulighed. Placeringen ligger i umiddelbar nærhed af Hedegårdsskolen og tæt på Brønderslev Gymnasium og HF. Der er hyppig bustrafik til området og det ligger 5 – 10 minutters gang fra banegården. Formanden gjorde opmærksom på, at grunden ligger lige op ad et boligområde og at projektet derfor vil kræve en høringsfase. Marie Louise Dalgaard gjorde opmærksom på, at der som det første skal laves en principbeskrivelse af projektet til kommunen.

Håndværkervej: At lave en skole på området vil kræve en ny lokalplan. Marie Louise Dalgaard stillede spørgsmålet, om det er en godt, når skolen ligger i forbindelse med industri. Det blev tilkendegivet, at busserne holder tæt på og at der vil være plads til aktiviteter udenom skolen.

Derudover blev der præsenteret en grund på Jyllandsgade i Brønderslev. Der er tale om en privat investor som gerne vil give et tilbud på en bygning. Der er i øjeblikket en vej, der går tværs igennem grunden. Investoren mener at den kan sløjfes. Grunden er udlagt til offentlige formål.

Ole Andersen tilkendegav, at løsningen på Jyllandsgade, ligesom andre løsninger, vil tage lang tid. Han gjorde yderligere opmærksom på, at han mange gange har spurgt, om vi skal regnes som industri eller som en skole. Han mente, at vi vil få klager lige meget hvor skolen ligger, i et industriområde eller i et skoleområde.

Det blev fra flere tilkendegivet, at afgørelsen bygger på, hvilken skole man vil lave, og hvilken adgang der er til henholdsvis skoler, industri og kulturtilbud. Det blev tilføjet, at forbindelserne skal skabes på baggrund af en vision. Direktøren tilkendegav, at det havde været skønt at have visioner at gå efter i forbindelse med bygningsprocesserne. Hun tilføjede, at hun gerne vil have med på et kommende bestyrelsesmøde, hvordan man kan starte en involverende visionsproces. Helmuth Zickert spurgte, om placeringen, i form af direkte naboskab med enten skoler eller industri, egentlig er så vigtig. Han spurgte, om det ikke handler om at finde en god placering og så at skabe relationerne ud fra den placering.

Indstillingen fra bygningsudvalget var, at der skal arbejdes videre med de tre mulige løsninger, PN Beslag, Vestmanna Allé og Håndværkervej. Marie Louise Dalgaard tilkendegav, at der vil blive holdt møde i bygningsudvalget den efterfølgende torsdag, at der ikke på nuværende tidspunkt kan lukkes nogle af de tre muligheder og at der udarbejdes en principbeskrivelse til grunden på Vestmanna Allé. Formanden konkluderede, at der arbejdes videre med grundene og der kommer mere økonomi på forslagene.

Beslutning om indledning af forhandlinger vedrørende køb af bygninger på Jørgen H. Jensens Vej 3 i Hjørring

Resume: På punktet deltager Anders Sigh og Marie Louise Dalgaard. Vedrørende bygningen på Jørgen H. Jensens Vej 3 i Hjørring er der udarbejdet skitsetegning på ændring af eksisterende lokaler samt en tilbygning med værksteder. Der er lavet et foreløbigt prisoverslag på køb af bygningen, overslag over prisen for de indtegnede renoveringer og ændringer af eksisterende lokaler samt etablering den foreslåede tilbygning med værkstedsfaciliteter. På mødet vil der blive fremlagt resulterende byggebudget, det samlede prisoverslag samt skitse.

Formandskabet indstiller, at:

  • Bestyrelsen beslutter om der skal indledes forhandlinger med EUC Nord om køb af bygningerne på adressen Jørgen H. Jensens Vej 3 i Hjørring

Beslutning: A. Neil Jacobsen forlod mødet forud for behandlingen af punktet og John Karlsson deltog ikke i behandlingen af punktet og forlod lokalet den tid behandlingen varede.

Direktøren gjorde opmærksom på vigtigheden af en beslutning vedrørende bygningerne og gav til kende, at personalet støtter ideen om at samle skolen på Jørgen H. Jensens Vej.

Det blev gentagne gange spurgt hvor man vil finde de 2,1 mil. i driften, der ifølge det udsendte bilag vil skulle bruges til at finansiere det skitserede byggeri. Der blev desuden efterspurgt et økonomisk overblik samt et overblik over hvor mange elever institutionen har og hvor mange institutionen fremtidigt vil have. Det blev spurgt om der kan være en risiko for, at elevtallet daler, og indtægten dermed ville blive forringet.

Marie Louise Dalgaard præsenterede skitseforslaget samt et matrikelkort med indtegnet nyt værkstedsbyggeri. Hun præsenterede desuden en mulighed for besparelse ved at lægge en ny værkstedsbygning vinkelret og derved undgå tilkøb af jord. Det præsenterede forslag blev rost.

Flere bestyrelsesmedlemmer gjorde opmærksom på kendskab til prognoser der fremskriver de relevante årgange til ca. 75% af nu-niveauet. På denne baggrund blev der udtrykt bekymring for, at elevtallet falder og at der bliver bygget for stort.

Den administrative leder gav til kende, at der vil være en del usikkerhedsmomenter i processen, men at den udarbejdede skitse skulle være således, at der ikke bør komme overraskelser i negativ retning. Mads Krogsgaard Bording præsenterede en række mulige finansieringsmodeller for det skitserede byggeri. Det blev præciseret, at der i de præsenterede finansieringsforslag ikke er medregnet salg af de ejede bygninger med.

Flere af bestyrelsens medlemmer gav til kende, ikke at kunne bakke op om, at indlede forhandlinger af køb af bygningerne, på det eksisterende grundlag. Dette skete med begrundelse i, at man ikke kunne nå at sætte sig tilstrækkelig grundigt ind i de på mødet præsenterede finansieringsforslag, samt i de drøftede usikkerhedsmomenter. Det blev foreslået relativt hurtigt at planlægge et nyt møde med det samme punkt på dagsordenen.

Formanden gav til kende, at han godt kunne have støttet indledningen af forhandlinger om køb af bygningen, men støttede samtidig ideen om hurtigt at planlægge et nyt møde med det samme punkt på dagsordenen.

Den administrative leder gav til kende, at der også kan udarbejdes finansieringsmodeller med andre faktorer end dem der er taget med i det præsenterede materiale. Direktøren sagde, til spørgsmålet om faldende elevtal, at der i øjeblikket er ventelister og tilføjede, at der skal laves en model, som bestyrelsen kan tage stilling til.

Det blev tilkendegivet, at man er klar over vigtigheden i, at få skolen samlet ét sted. Et andet synspunkt var, at det er vigtigt at få en ærlig snak om hvad det betyder, hvis der bliver sagt ja til det skitserede projekt og at man når frem til en forventningsafstemning.

Det blev aftalt at genoptage behandlingen af punktet på næstkommende bestyrelsesmøde.

Orientering

Skriftlig orientering

Skriftlig orientering vedhæftet

Direktøren orienterer

Meget lukket orientering: [lukket]

Gensidig orientering

Intet.

Evt.

 

Indholdsfortegnelse

Del på facebook
Del på linkedin