Mødedato:
9. december 2019
Mødet påbegyndt:
kl. 15.00
Mødet afsluttet:
kl. 18.00
Mødested: Restaurant Stokbrohus, Stokbrogade 3, 9800
Hjørring
Fraværende: Ole Andersen, Kim Kanstrup Larsen, Michael Bue Nielsen (ved punkt 1 og 2)
Formandskabet indstiller, at:
Bestyrelsen godkender dagsordenen
Beslutning: Der blev tilføjet et lukket punkt vedrørende køb af et stykke af nabogrunden ved skolen i Elling, Frederikshavn.
Referatet er udsendt den 4. november 2019 [bilag 1]
Formandskabet indstiller, at:
Bestyrelsen godkender referatet
Beslutning: Referatet blev godkendt og underskrevet.
Resume: Der er udarbejdet et skrift med hovedpunkterne fra bygningsstrategidagen. Dokumentet er vedhæftet [bilag 2- Bilaget behøver ikke være nærlæst da det opsummeres på mødet]. Med udgangspunkt i hovedpunkterne fra bygningsstrategidagen drøftes de næste skridt i processen. Marie Louise Dalgaard vil deltage på mødet.
Formandskabet indstiller, at:
De næste skridt i processen vedrørende bygninger for hver af institutionens tre skoler kvalificeres.
Beslutning: Marie Louise Dalgaard fremlagde hovedpunkterne fra den afholdte bygningsstrategidag. Hun gennemgik de indkomne forslag til funktion, image og den fysiske placering i de tre kommuner. På denne baggrund opstod en livlig debat om hvilke muligheder for fysiske placeringer der findes i de tre kommuner og hvilke muligheder der vil være for at finansiere byggeri. Ud af diskussionen blev tydeligt, at der stadig er en lang række ukendte faktorer, og at der er behov for at udarbejde et værktøj til anskueliggørelse af den forestående beslutningsproces.
Yderligere blev behovet for en prioriteret rækkefølge af hvilke skoler der trænger mest tydeligt. Der var enighed om, at den prioriterede rækkefølge er skolen i Brønderslev/Dronninglund først, herefter Skolen i Hjørring og til sidst Skolen i Frederikshavn. Det er dog samtidig sådan, at man løbende vil kunne arbejde på muligheder og reagere på det hvis der opstår en god mulighed et af de lavere prioriterede steder. Der var enighed om, at det er ambitionen at få samlet eleverne på én matrikel hvert sted.
Resume: De igangværende forhandlinger vedrørende et eventuelt køb af en del af nabogrunden ved Skolen i Frederikshavn, Tuenvej 20 i Elling, er nu nået til et punkt hvor direktionen har brug for bestyrelsens mandat til et køb. I tilfælde der gives tilladelse aftales en maksimal pris.
Formandskabet indstiller, at:
Det besluttes om der skal købes et stykke af nabogrunden og i givet fald til hvilken maksimal pris
Beslutning: [lukket punkt]
Resume: Jacob Rask, revisor fra BDO, vil deltage på mødet og orientere om institutionens aktuelle økonomiske situation.
Formandskabet indstiller, at:
Orienteringen tages til efterretning
Beslutning: Jacob Rask fortalte, at det er begrænset hvor meget der er at sige om den økonomiske situation på nuværende tidspunkt. Regningerne bliver betalt og lønnen kører. Af tekniske årsager er der dog endnu ikke lagt nogen åbningsbalance ind i økonomisystemet. Dette er en problematik der arbejdes på at muliggøre på landsplan, fortalte han. Derfor er der endnu ikke nogen tal at fortælle om.
Der laves aftale med direktøren og den administrative leder vedrørende revision. Der vil både blive foretaget anmeldte og uanmeldte besøg. Revisionen vil blive gennemført og regnskabet afleveret inden d. 31. marts. Jacob Rask fortalte, at mange af de udfordringer FGU Vendsyssel i øjeblikket søger løsninger på, er nogle som andre FGU´er på landsplan slet ikke er nået til endnu.
Resume: Der er udarbejdet et budget for 2020 [bilag 3].
Formandskabet indstiller, at:
Budgettet for 2020 vedtages
Beslutning: Anders Sigh, den administrative leder, gennemgik budgettet som tilsendt. Han gjorde opmærksom på, at vi afventer beslutninger fra Staten, som er grundlæggende forudsætninger i budgettet. Anders Sigh gennemgik de enkelte elementer af budgettet: Forventet elevtal, antallet af ansatte, udgifter og indtægter.
På denne baggrund udviklede sig en samtale, blandt andet om hvilke faktorer der spiller ind på lærer/elev-ratioen, holdstørrelser samt kvaliteten af den overdragede bygningsmasse og de hermed forbundne omkostninger. Det vil være svært at vurdere i hvor høj grad værkstederne genererer overskud/underskud, da antallet af reelle produktionstimer ikke kan sammenlignes med de hidtidige erfaringer fra produktionsskolerne. Desuden blev mulighederne for i fremtiden landsdækkende at kunne sammenligne på tværs belyst. Anders Sigh kunne yderligere berette, at der indtil nu i administrationen er brugt en del tid på at tale struktur og styring.
Budgettet blev godkendt uden yderligere kommentarer.
Skriftlig orientering
[Bilag 4] Der var ingen kommentarer til den skriftlige orientering.
Direktøren orienterer
Direktøren fortalte, at institutionen efter hendes opfattelse er kommet godt frem til jul. Hun oplever en stor arbejdsgejst.
Direktøren fortalte, at der endnu ikke er etableret et samarbejdsudvalg. Årsagen til dette skal findes i en igangværende drøftelse vedrørende sammensætningen af samarbejdsudvalget. Der er aftalt en møderække med de involverede parter.
Direktøren fortalte, at hun har fastsat i kalenderen, at hun er en dag om ugen på hver skole.
Direktøren gjorde opmærksom på, at der vil blive inviteret til nytårskur. Nytårskuren vil være én samlet nytårskur for alle ansatte og foregå den 24. januar kl. 15. Der vil blive sendt en skriftlig invitation til medlemmerne af bestyrelsen.
Gensidig orientering
Neil Jacobsen giver seneste nyt fra FGU Danmark
Neil Jacobsen fortalte, at der indtil nu er afholdt tre bestyrelsesmøder. De har primært drejet sig om formalia. Yderligere berettedes, at der ansat en sekretariatsleder.
Neil Jacobsen fortalte, at der ved møderne afholdes en runde hvor de hidtidige erfaringer deles. Blandt hovedpunkterne er, at der generelt er flere elever end forventet, at bygningsmassen er ringe, at der visiteres elever der ikke hører til i målgruppen og at der nogle steder er for mange, andre steder for få lærere.
Formanden gjorde opmærksom på, at der afholdes fælles formandskabs/direktør-møder med deltagelse fra de nordjyske FGU-institutioner.
Direktøren gjorde opmærksom på, at hun i forbindelse med sit medlemskab af forretningsudvalget for FGU´ernes rektor/direktør-forening med jævne mellemrum er til møder i København.
Tilbagemelding om opstart med First Agenda
Det meldes tilbage, at opstarten med First Agenda overordnet set er forløbet smertefrit. Dog skal der hos et par bestyrelsesmedlemmer, der også benytter platformen til andre formål, gives en tilladelse der gør, at de kan benytte First Agenda til bestyrelsesarbejdet i FGU Vendsyssel.
Lone Christiansen gør opmærksom på, at der i nogle bestemte tilfælde kun vises en blank side. Dette søges rettet af sekretariatet.
Næste bestyrelsesmøde er d. 22. januar 2020.
